10 niezbędnych wskazówek dotyczących Zoom dla każdego użytkownika

Spotkania wirtualne stały się integralną częścią pracy zdalnej, ale czasami bywają uciążliwe. Jeśli Zoom jest Twoją preferowaną platformą do wideokonferencji, istnieje kilka ukrytych funkcji, które możesz wykorzystać, aby zwiększyć efektywność spotkań dla organizatorów i zaangażowanie uczestników. Oto najlepsze wskazówki i triki, jak w pełni wykorzystać potencjał Zooma.

Użyj samodzielnie wybranych pokoi podgrup, aby utworzyć wirtualne wydarzenie sieciowe.

Komunikacja wirtualna jest z natury niezręczna, a sytuację pogarsza wysyłanie uczestników do losowych pokoi podgrup, aby zmusić ich do rozmowy. Podczas gdy uczestnicy spotkań są zazwyczaj automatycznie przypisywani do pokoi podgrup, Zoom oferuje funkcję, która pozwala im wybrać swój pokój i poruszać się między nimi we własnym tempie. To zapewnia bardziej elastyczne środowisko, imitujące interakcję twarzą w twarz; a jeśli jesteś gospodarzem, możesz nadać nazwy pokojom podgrup, aby uczestnicy mogli samodzielnie wybierać je na podstawie swoich zainteresowań lub konkretnych tematów.

Kliknij „Pokoje grupowe” , a następnie wybierz liczbę pokoi, które chcesz utworzyć, wybierz „ Pozwól uczestnikom wybrać pokój ” i kliknij „Utwórz” . Następnie kliknij „Opcje” lub ikonę koła zębatego i wybierz „ Pozwól uczestnikom wybrać pokój ” oraz „ Pozwól uczestnikom wrócić do sesji głównej w dowolnym momencie ”. Po uruchomieniu pokoi grupowych w oknie „Pokoje grupowe” pojawi się opcja „Zmień nazwę” , której możesz użyć, aby nadać nazwę każdemu pokojowi.

Aby dołączyć do grup dyskusyjnych, uczestnicy klikają „ Pokoje dyskusyjne” , najeżdżają kursorem na numer na liście i klikają „Dołącz” > „Dołącz” . Mogą wykonać tę samą procedurę, aby przełączać się między grupami lub powrócić do sesji głównej. Warto zauważyć, że funkcja samodzielnego wyboru jest dostępna tylko w aplikacjach na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne; użytkownicy korzystający z klienta internetowego muszą zostać ręcznie przeniesieni przez gospodarza.

Pobierz plik CSV, aby wstępnie wypełnić pokoje podgrup na potrzeby dużych spotkań

Alternatywnie, istnieje wiele sytuacji, w których będziesz musiał przypisać uczestników spotkania do konkretnych pokoi grupowych, zamiast pozwolić im wybrać samodzielnie lub skorzystać z funkcji losowego przydzielania Zoom. Na przykład, gdy chcesz mieć pewność, że wszyscy członkowie danego zespołu trafią do tego samego pokoju. Można to zrobić ręcznie po rozpoczęciu spotkania, ale w przypadku dużych grup znacznie łatwiej jest zrobić to wcześniej, a wszystko, czego potrzebujesz, to plik CSV. Szablon jest dostępny na stronie pomocy Zoom : będziesz potrzebować tylko jednej kolumny na nazwy pokoi grupowych i drugiej na adresy e-mail uczestników. Podczas planowania spotkania przejdź do Opcji , wybierz Wstępne przypisanie pokoju grupowego > Importuj z CSV , a następnie przeciągnij i upuść plik w oknie podręcznym. Zoom umożliwia wstępne przypisanie do 100 pokoi i 1000 uczestników.

Ustaw swoje slajdy jako wirtualne tło, aby zasymulować osobistą prezentację.

Podczas prezentacji przed publicznością stacjonarnie, prawdopodobnie stoisz przed slajdami, aby mogli oni jednocześnie widzieć Ciebie i Twoje treści. Funkcja wirtualnego tła w Zoomie naśladuje to, nakładając Twój obraz na współdzielony ekran. Dzięki temu uczestnicy mogą widzieć Twoje mimikę i gesty oraz śledzić slajdy bez konieczności patrzenia między Tobą a slajdami. (Uwaga: ta funkcja jest również zgodna z programami PowerPoint i Keynote). Kliknij Udostępnij > Ekrany i wybierz Microsoft PowerPoint w sekcji Aplikacje . Następnie możesz wybrać typ nakładki, w której będzie wyświetlany Twój obraz; opcja „ Na wierzchu” umieszcza Twój obraz na udostępnionych slajdach. Możesz zmieniać rozmiar i przeciągać wideo po ekranie. Następnie kliknij Udostępnij.

Udostępnij dźwięk z komputera, aby dodać dźwięki otoczenia podczas przerw.

Jeśli chcesz utrzymać odpowiednią atmosferę podczas przerw w spotkaniu — lub użyć muzyki jako przypomnienia o powrocie z przerwy — możesz udostępnić dźwięk z komputera, aby zapewnić dźwięk otoczenia. Działa to niezależnie od tego, czy udostępniasz ekran, czy nie, umożliwiając prezentację slajdu z informacjami uczestnikom, podczas gdy muzyka gra w tle. Aby udostępnić dźwięk bez udostępniania ekranu, kliknij Udostępnij ekran > Zaawansowane > Dźwięk z komputera > Udostępnij . Możesz odtwarzać dźwięk z dowolnego miejsca na swoim urządzeniu, w tym z serwisów streamingowych i YouTube. Jeśli chcesz również udostępnić ekran, kliknij Udostępnij ekran , a następnie wybierz program lub pulpit, który chcesz udostępnić, i wybierz Udostępnij dźwięk > Udostępnij.

Wyróżnienie kilku mówców w celu symulacji realistycznej dyskusji panelowej

Domyślnie Zoom podświetla film lub ikonę aktualnego mówcy. W zależności od widoku może to rozpraszać, ponieważ filmy przemieszczają się po ekranie – szczególnie podczas sesji pytań i odpowiedzi, gdy wielu uczestników włącza mikrofon i wchodzi w interakcję z prezenterami. Aby uniknąć tego bałaganu, organizatorzy Zoom mogą wyróżnić maksymalnie dziewięć osób jako głównych mówców, dzięki czemu będą oni widoczni w widoku głównego mówcy dla uczestników. (To różni się od opcji Przypinanie uczestnika, która sprawia, że ​​osoby te są głównymi mówcami na Twoim urządzeniu).

Funkcja Spotlight w zasadzie symuluje prawdziwą dyskusję panelową, pozwalając uczestnikom widzieć wszystkich głównych mówców na równi. Pozostali uczestnicy będą nadal widoczni za pomocą suwaka u góry ekranu spotkania. Aby dodać Spotlight, najedź kursorem myszy na wideo uczestnika i kliknij trzy kropki > Spotlight dla wszystkich . Powtórz ten proces, wybierając opcję Dodaj Spotlight dla maksymalnie dziewięciu mówców.

Dodawanie widoku immersyjnego do rzeczywistych miejsc spotkań

Spotkania wirtualne często mogą wydawać się nudne, ale funkcja Immersive View w Zoom sprawia, że ​​prezentacje, zajęcia lub grupy stają się nieco bardziej angażujące, umieszczając uczestników w realistycznych scenach. Zamiast głów unoszących się w małych pudełkach, możesz przesuwać uczestników, aby „usiedli” przy ławkach w klasie, na krzesłach za sceną, a nawet wokół ogniska. Aby uzyskać najlepsze wrażenia wizualne, upewnij się, że kamera w Zoomie działa prawidłowo . Zoom ma gotowe sceny, możesz też przesłać zdjęcie swojego biura lub przestrzeni na zewnątrz. Te wirtualne tła mogą pomieścić do 25 uczestników. Jako gospodarz kliknij Widok > Immersive , a następnie wybierz, czy chcesz dodać uczestników do sceny automatycznie czy ręcznie i wybierz scenę. Kliknij Start , aby umieścić osoby w widoku immersyjnym. W przypadku niestandardowych widoków immersyjnych musisz ręcznie przesuwać uczestników.

Osobne pliki audio do nagrywania podcastów lub treści edukacyjnych.

Ponieważ każde spotkanie w Zoomie można nagrywać, platforma ta stanowi wygodną platformę do tworzenia i zapisywania treści do współpracy lub konwersacji, takich jak podcasty, samouczki, spotkania zarządu i spotkania Plus. Jednak jednoczesne przemawianie do mikrofonu przez wiele osób może utrudniać późniejsze słuchanie — zwłaszcza jeśli uczestnicy mówią sobie nawzajem lub gdy jeden z nich słyszy hałas w tle, podczas gdy inny mówi. W takich przypadkach możesz nagrać osobne pliki audio, a następnie połączyć je, aby uzyskać bardziej przejrzyste brzmienie. Jako gospodarz, w aplikacji Zoom na komputer, kliknij zdjęcie profilowe > Ustawienia > Nagrywaj i włącz opcję Nagraj osobny plik audio dla każdego uczestnika . Spowoduje to nagranie i zapisanie każdego pliku lokalnie pod nazwą uczestnika.

Skonfiguruj drugie urządzenie jako „współgospodarza”, aby zarządzać uczestnikami i czatem.

Zarządzanie spotkaniem wymaga udostępniania prezentacji, monitorowania czatu i śledzenia uczestników, którzy chcą w nim uczestniczyć – a to wszystko może być dość trudne, zwłaszcza jeśli chcesz to wszystko robić na jednym małym ekranie. Rozwiązaniem jest zalogowanie się na drugim urządzeniu i używanie jednego do udostępniania ekranu, a drugiego do zarządzania uczestnikami i aktywnością na czacie. Dołącz do spotkania z obu urządzeń – na głównym urządzeniu z uprawnieniami gospodarza kliknij Uczestnicy , najedź kursorem myszy na drugi profil na liście, a następnie kliknij Więcej > Ustaw jako współgospodarza > Potwierdź . (Jeśli nie jesteś głównym gospodarzem spotkania, nadal możesz uzyskać uprawnienia współgospodarza).

Z płatnym kontem Zoom możesz zalogować się jednocześnie na dwóch urządzeniach tego samego typu lub na komputerze i telefonie lub tablecie. Alternatywnie, każdy może zalogować się na innym urządzeniu, używając innego konta lub jako gość. Jeśli jesteś zalogowany na tym samym profilu, wycisz wszystkie urządzenia na drugim urządzeniu, aby uniknąć echa.

Utwórz własną poczekalnię, aby na żywo udostępniać harmonogram spotkania i rozmawiać z uczestnikami.

Jeśli chcesz, aby poczekalnia była bardziej profesjonalna (lub angażująca) niż domyślna strona Zoom z komunikatem „Czekam na rozpoczęcie spotkania przez gospodarza”, możesz dostosować to, co widzą uczestnicy. Najprostszą opcją jest nadanie tytułowi poczekalni tekstu, ale możesz również dodać obraz, przesłać logo marki wraz z wiadomością lub opisem spotkania, a także dołączyć zapętlony film (z dźwiękiem lub bez) – który może posłużyć do wyświetlenia agendy spotkania, zasad spotkania i powitania. Włącz poczekalnię podczas planowania spotkania, a następnie po dodaniu dostosowań przejdź do Opcje poczekalni > Dostosuj poczekalnię > Zapisz .

Poczekalnie Zoom oferują również funkcję czatu, umożliwiającą gospodarzom wysyłanie wiadomości do wszystkich osób w poczekalni lub prywatną komunikację z poszczególnymi osobami. Kliknij „Czat” i wybierz osobę lub uczestników poczekalni, aby porozmawiać ze wszystkimi.

Użyj AI Companion, aby otrzymać podsumowanie, jeśli dołączysz do spotkania późno.

AI Companion to generatywne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji (AI) firmy Zoom, oferujące funkcje zwiększające produktywność, takie jak robienie notatek, podsumowania spotkań i ustawianie zadań do wykonania. Po włączeniu na spotkaniu, narzędzie może również odpowiadać na pytania uczestników w czasie rzeczywistym – co oznacza, że ​​jeśli dołączysz późno, możesz uzyskać podsumowanie wszystkiego, co przegapiłeś, bez zwracania uwagi na swoje spóźnienie. Wśród predefiniowanych pytań znajdują się „Porozmawiajmy”, „Czy moje nazwisko zostało wspomniane?” i „Jakie są zadania do wykonania?”, ale możesz również zadawać pytania niestandardowe. Kliknij ikonę AI Companion w prawym górnym rogu spotkania i wybierz predefiniowane pytanie lub sformułuj własne. Uwaga: funkcja pytań do spotkania jest dostępna tylko dla kont korporacyjnych i firmowych i musi zostać włączona przez organizatora.