10 trików Google Drive, które powinieneś opanować

Jako centralny punkt dla (prawie) wszystkich plików przechowywanych na koncie Google, Dysk jest niezbędnym narzędziem dla użytkowników Workspace do zapisywania, organizowania i udostępniania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i multimediów. Aby utrzymać porządek na Dysku i w pełni wykorzystać jego funkcje współpracy, oto 10 ukrytych sztuczek, które warto znać.

Zamiast duplikować pliki, dodawaj skróty, aby zaoszczędzić miejsce na dysku.

Jeśli porządkujesz Dysk i potrzebujesz, aby pojedynczy plik był dostępny z wielu folderów – co często zdarza się w przypadku wielu projektów – nie musisz go przenosić ani tworzyć wielu kopii, co zajmuje miejsce na dysku i uniemożliwia współpracownikom z różnych zespołów pracę nad tą samą wersją roboczą. Zamiast tego zostaw oryginalny plik tam, gdzie się znajduje, i utwórz skróty w innych lokalizacjach. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny plik na Dysku, aby otworzyć menu opcji, a następnie przejdź do Organizuj > Dodaj skrót i wybierz folder docelowy.

Użyj skracaczy adresów URL, aby szybko tworzyć nowe pliki przeznaczone dla konkretnego konta.

Skrócone adresy URL pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu podczas uruchamiania nowych plików na Dysku – w szczególności Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji – zwłaszcza jeśli jesteś zalogowany na wielu kontach Google, na przykład na koncie służbowym i osobistym, jednocześnie. Po wpisaniu doc.new, sheet.new lub slide.new w pasku adresu, nowy plik zostanie automatycznie utworzony na Twoim koncie głównym. Dodaj /1, /2, /3 itd., aby określić, którego konta chcesz użyć. Dzięki temu nie musisz klikać wiele razy, aby utworzyć nowy plik.

Użyj zmodyfikowanych linków udostępniania, aby automatycznie tworzyć kopie.

Inny program do skracania linków pozwala zmusić odbiorców udostępnianych plików do utworzenia kopii zamiast jedynie przeglądania lub edytowania oryginału. Funkcja ta jest przydatna do udostępniania szablonów, list kontrolnych i innych materiałów, które użytkownicy będą musieli edytować, zachowując jednocześnie oryginalną wersję. Wystarczy zastąpić `/edit` lub `/view` na końcu linku udostępniania `/copy`, a odbiorcy zostaną poproszeni o „utworzenie kopii” po jego otwarciu.

Prześlij nowe wersje, aby nadpisać istniejące dokumenty bez zmiany łącza udostępniania.

Oryginały Google aktualizują się w czasie rzeczywistym podczas edycji, dzięki czemu wszyscy współpracownicy widzą zmiany, ale nowe wersje plików PDF, obrazów i filmów muszą zostać ponownie udostępnione — chyba że nadpiszesz oryginał. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny plik spoza Google i wybierz kolejno Zarządzaj wersjami > Prześlij nową wersję, aby zachować ten sam link do udostępniania aktualizacji.

Zablokuj pliki w trybie tylko do odczytu, aby uniemożliwić Plusowi wprowadzanie modyfikacji

Jeśli chcesz udostępnić ostateczną wersję pliku z Dysku, ale chcesz uniemożliwić odbiorcom wprowadzanie w nim zmian – zarówno przypadkowych, jak i celowych – możesz zablokować go w trybie tylko do odczytu. Ta metoda jest szybsza niż konwersja do pliku PDF lub zarządzanie uprawnieniami dla różnych użytkowników. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu opcji, a następnie wybierz Informacje o pliku > Zablokuj . (Pamiętaj, że nie będziesz mógł również wprowadzać zmian, dopóki plik nie zostanie odblokowany).

Włącz konwersję przesyłania, aby przekonwertować pliki .docx na zgodne pliki Google.

Kolejną funkcją, która pozwala uniknąć wielokrotnego klikania, jest automatyczna konwersja plików zewnętrznych do formatów Google Docs. Jest to szczególnie przydatne, jeśli często otrzymujesz dokumenty w formacie .docx, .xlsx lub .pptx od użytkowników Microsoftu. Zamiast ręcznie konwertować pliki za każdym razem, możesz przejść do Ustawienia > Ogólne , przewinąć w dół do sekcji Przesyłanie i włączyć opcję konwersji przesłanych plików do formatu Google Docs.

Dodawaj pola podpisów obrazów do plików PDF, aby przekazywać bezpośrednią informację zwrotną

Edytowalne pliki na Dysku pozwalają łatwo zaznaczać i adnotować tekst, ale to samo można zrobić z innymi typami plików w trybie podglądu. Ta funkcja jest przydatna do adnotowania elementów wizualnych, układów i projektów bez konieczności pobierania i otwierania pliku w osobnym programie. Wystarczy kliknąć dwukrotnie, aby otworzyć dowolny obraz lub wyświetlić podgląd pliku PDF, a następnie kliknąć ikonę adnotacji u góry. Następnie należy zaznaczyć obszar, który ma zostać opatrzony adnotacją, i dodać komentarz.

Użyj zaawansowanych filtrów wyszukiwania, aby szybko znaleźć utracone pliki

Mój Dysk osobisty jest często nieco zagracony, przez co trudno mi znaleźć stare pliki, których nazw zapomniałem, bez konieczności przewijania bardzo długiej listy chaotycznie uporządkowanych elementów. Zaawansowane filtry wyszukiwania są kluczowym elementem tego rozwiązania, pozwalając zawęzić wyszukiwanie według typu pliku, właściciela i daty. Wystarczy wpisać w pasku wyszukiwania hasła takie jak typ:, właściciel :, przed : lub po:, a następnie wybrać odpowiednie kryteria.

Utwórz dedykowane centrum projektu, aby ułatwić dostęp do powiązanych plików.

Struktura organizacyjna Dysku jest niezwykle prosta; sugerowane pliki i foldery są wyświetlane na karcie Strona główna, a karta Mój Dysk jest domyślnie posortowana alfabetycznie z opcją sortowania według daty modyfikacji. Można oczywiście tworzyć foldery i przenosić pliki (również korzystając ze skrótów klawiszowych opisanych powyżej), ale przydatne może być również utworzenie dynamicznego „Centrum” zapewniającego szybki dostęp do odpowiednich plików, na przykład tych związanych z konkretnym projektem służbowym lub urlopem. Użytkownicy płatnej wersji Workspace otrzymują kartę Priorytet, która grupuje do 25 plików z dowolnego miejsca na Dysku bez konieczności przenoszenia ich z oryginalnej lokalizacji. Użytkownicy bezpłatnej wersji mogą oznaczać elementy gwiazdką lub utworzyć główny plik Dokumentów i dodać pola plików za pomocą symbolu @.

Użyj skanera Drive, aby szybko zdigitalizować paragony i wydrukowane dokumenty.

W rzeczywistości nie potrzebujesz osobnej aplikacji do skanowania dokumentów; Google Drive ma wbudowaną funkcję , która pozwala użytkownikom iPhone'ów i Androida na szybkie digitalizowanie materiałów drukowanych i przesyłanie ich do Dysku za pomocą aparatu w urządzeniu. Otwórz aplikację Dysk i wybierz ikonę skanowania lub znak plus (+) , a następnie dotknij opcji Skanuj dokument . Google wprowadzi drobne zmiany , po których możesz określić nazwę i miejsce docelowe, a następnie dotknąć opcji Prześlij . Od tego momentu zeskanowane paragony, umowy i inne pliki będą dostępne do wyszukiwania, tak jak wszystkie inne dokumenty na Dysku.