Jak utworzyć grupę e-mail w programie Outlook w 7 prostych krokach

Szukasz wydajnego sposobu na jednoczesne wysyłanie wiadomości e-mail do wielu odbiorców w programie Outlook ? Dobrze trafiłeś. Ten kompleksowy przewodnik przeprowadzi Cię przez proces tworzenia grupy e-mail w programie Outlook. Konfigurując grupę e-mail, możesz wysyłać wiadomości do wielu kontaktów jednocześnie, eliminując konieczność ręcznego wybierania każdego z nich.

Pokażemy, jak skonfigurować grupę e-mail w najnowszej wersji programu Outlook, a także w wersjach Outlook 2007 , 2010 , 2016 i 2019. Dowiesz się również, jak to zrobić w programie Outlook w usłudze Microsoft 365 lub Exchange oraz za pośrednictwem aplikacji mobilnej Outlook.

W tym przewodniku podkreślimy również korzyści płynące z tworzenia grup e-mailowych do celów zawodowych i prywatnych. Skorzystaj z niego, aby zwiększyć wydajność i uporządkować pocztę e-mail w programie Outlook.

Czym jest grupa e-mail w programie Outlook?

Grupa e-mail w programie Outlook, znana również jako grupa kontaktów, to w zasadzie lista adresów e-mail, która umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do wielu osób jednocześnie. Eliminuje to konieczność wpisywania każdego adresu e-mail osobno za każdym razem, gdy chcesz wysłać wiadomość grupową.

Wystarczy wpisać nazwę grupy e-mail, a program Outlook automatycznie wyśle ​​wiadomość e-mail do wszystkich osób znajdujących się w tej grupie.

Różnice między grupą kontaktów, listą kontaktów, grupą e-mail i listami dystrybucyjnymi

W programie Microsoft Outlook terminy „grupa kontaktów”, „lista kontaktów”, „grupa e-mail” i „lista dystrybucyjna” są często używane zamiennie. Służą temu samemu celowi i są używane w podobny sposób.

Co ciekawe, w witrynie pomocy technicznej pakietu Microsoft Office termin „ grupa kontaktów ” jest w ostatnich publikacjach częściej używany niż „ lista dystrybucyjna ”. W programie Outlook termin „ grupa kontaktów ” jest używany w wersji dla systemu Windows, a „ lista kontaktów ” w wersji dla komputerów Mac.

We wcześniejszych wersjach (2007 i starszych) była ona znana jako „Lista dystrybucyjna”. W 2010 roku przemianowano ją na „Grupę kontaktów”, a obecnie jest nazywana „Grupą e-mail”. Terminy te pojawiają się w menu, na pasku narzędzi, a nawet w przewodnikach pomocy aplikacji. W kolejnych krokach najczęściej pojawiające się terminy „ Grupa e-mail ”, „ Grupa kontaktów ” i „ Lista kontaktów ” będą używane.

Utwórz grupę e-mail lub grupę kontaktów w programie Outlook

W tej sekcji wyjaśnimy kroki tworzenia grupy e-mail lub grupy kontaktów w programie Outlook dla niemal wszystkich wersji, umożliwiając wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców jednym kliknięciem. Te metody upraszczają zarządzanie komunikacją grupową.

1. Utwórz grupę e-mail w najnowszej wersji programu Outlook

Poniższe kroki dotyczą najnowszej wersji Outlooka, niezależnie od tego, czy korzystasz z wersji beta w systemie Windows , standardowej aplikacji w systemie macOS , czy witryny Outlook. Oto, co musisz zrobić:

1. dotknij "ludzieNa pasku nawigacyjnym.
   
2. Przejdź na stronę główną i kliknij „Nowa grupa kontaktowa".
   
3. W wyświetlonym polu wpisz nazwę swojej grupy.
   
4. następnie wybierz „Dodaj członków".
   
5. Wybierać "Z kontaktów programu Outlook".
   
6. Dodaj osoby ze swojej książki adresowej lub listy kontaktów i kliknij „dobrzeAby zaznaczyć wiele kontaktów jednocześnie, naciśnij i przytrzymaj klawisz . Ctrl Podczas klikania.
   
7. dotknij "Zapisz i zamknij".
   

---

2. Wyślij wiadomość e-mail do grupy kontaktów

Po utworzeniu grupy kontaktów lub grupy e-mail wykonaj następujące kroki, aby wysłać wiadomość e-mail:

1. Przejdź na stronę główną, a następnie wybierz „Nowy e-mail”. stuknij w "Dla mnie„I wpisz nazwę swojej grupy kontaktów.”
   
2. Podaj nazwę grupy, którą chcesz dodać do „Dla mnieNastępnie kliknijwysłać".
   

---

3. Tworzenie grupy e-mail w programie Outlook 2016 i 2019

Jeśli używasz nieco starszej wersji programu Microsoft Outlook (2016 lub 2019), wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć grupę e-mail:

1. Otwórz program Outlook i kliknij ikonę „ludzie„W lewym dolnym rogu panelu nawigacyjnego.”
   
2. Przejdź do zakładki „Strona główna” i wybierz „Nowa grupa kontaktowa".
   
3. dotknij "Dodaj członków"i wybierz"Z kontaktów programu Outlook".
   
4. Jeśli chcesz dodać wiele kontaktów jednocześnie, naciśnij i przytrzymaj klawisz . CTRL Podczas wybierania każdego kontaktu e-mail z książki adresowej.
5. Nadaj nazwę swojej grupie, pamiętając o uwzględnieniu wszystkich potrzebnych kontaktów.
   
6. W zakładce „Kontakt” kliknij „Zapisz i zamknij".
   

---

4. Utwórz grupę e-mail w programie Outlook przy użyciu usługi Microsoft 365 lub Exchange

Utworzenie grupy e-mail w programie Outlook z użyciem usługi Microsoft 365 lub Exchange wymaga nieco innego podejścia. W programie Outlook w ramach usługi Office 365 tylko autoryzowani administratorzy mogą konfigurować grupy w Centrum administracyjnym , które jest dostępne online.

Aby utworzyć grupę kontaktów, musisz użyć usługi Exchange Online lub Centrum administracyjnego Microsoft 365.

1. otwarty Centrum administracyjne Microsoft 365 I zlokalizuj „Aktywne zespoły i grupy".
   
2. Znajdź "Dodaj grupę".
   
3. Wybierz typ grupy, którą chcesz utworzyć. Zazwyczaj wybiera się „Microsoft 365 (zalecane)".
   
4. Nadaj nazwę swojej grupie.
   
5. Następnie kliknij „Dodaj właścicieliWłaściciele mogą zarządzać członkami, zmieniać nazwę grupy i ustawienia Plus.
   
6. Dodaj członków do swojej grupy.
   
7. Utwórz adres e-mail dla grupy.
   
8. dotknij "Tworzyć grupę".
   

Ta grupa e-mail będzie dostępna dla wszystkich w Twojej organizacji. W usłudze Exchange Online możesz utworzyć grupę dystrybucyjną, przechodząc do sekcji Odbiorcy > Grupy i postępując zgodnie z tymi instrukcjami.

Zdjęcia pochodzą ze strony KELVGLOBAL ICT.

---

5. Utwórz grupę e-mail w aplikacji mobilnej Outlook

Jeśli często zarządzasz pocztą e-mail na telefonie komórkowym, poniżej znajdziesz informacje, jak utworzyć grupę e-mail w aplikacji mobilnej Outlook.

1. Otwórz aplikację mobilną Outlook i wybierz „grupyZ sekcji tomów.
   
2. Kliknij na nagłówek grupy, a następnie kliknij „+ Nowa kolekcja”.
   
3. Na stronie „Nowa grupa” wpisz nazwę grupy i dodaj adresy e-mail w polu „Dodaj członkówi wybierzbudowa".
   
4. Wiadomość powitalna zostanie wysłana do skrzynki odbiorczej nowo utworzonej grupy.
   

---

6. Tworzenie grupy e-mail w programie Microsoft Outlook 2010

W najnowszych wersjach programu Microsoft Outlook proces tworzenia grup e-mail uległ zmianie. Jeśli korzystasz ze starszej wersji, nie martw się – niezależnie od tego, czy nazywają się one listami dystrybucyjnymi, grupami kontaktów, czy po prostu grupami, kroki pozostają takie same. Oto, co musisz zrobić:

1. Otwórz program Microsoft Outlook i przejdź do zakładki Łączność.
   
2. Znajdź "Nowa grupa kontaktowa".
   
3. Wprowadź nazwę nowej grupy kontaktów, np. „Pracownicy biura".
   
4. Znajdź "Dodaj członków„Aby włączyć jednostki do grupy”.
   
5. Wybierz źródło dodawania członków:Kontakt e-mailowy„Do ręcznego wprowadzania danych lub”Dodawanie członków z kontaktów programu Outlook„Dla istniejących kontaktów.”
   
6. Jeśli wybierasz z kontaktów programu Outlook, kliknij dwukrotnie nazwiska osób, które chcesz dodać. Potwierdź wybór, klikając „dobrze".
   
7. Znajdź "Zapisz i zamknij„Aby dokończyć tworzenie nowej grupy kontaktów.”
   
8. Grupa kontaktów została pomyślnie utworzona.
   

---

Dlaczego warto tworzyć grupy e-mail?

Korzystanie z grup e-mail w Outlooku oferuje wiele korzyści wykraczających poza wygodę jednoczesnego wysyłania wiadomości do wielu odbiorców. Oto kilka przekonujących powodów, dla których warto włączyć grupy e-mail do swojej strategii komunikacji:

• oszczędność czasuUnikaj konieczności ręcznego dodawania pojedynczych adresów e-mail za każdym razem, gdy chcesz wysłać e-mail do grupy. Jedno kliknięcie na grupie e-mail upraszcza ten proces, oszczędzając czas i wysiłek.
• Lepsza organizacjaZarządzanie kontaktami jest uproszczone dzięki kategoryzowaniu ich do określonych grup e-mail. Oddzielne grupy dla współpracowników, znajomych, rodziny lub dowolnej innej kategorii mogą usprawnić zarządzanie kontaktami.
• Zmniejszanie liczby błędówGrupy e-mailowe znacznie zmniejszają ryzyko, że ktoś zostanie przypadkowo pominięty w ważnej komunikacji grupowej, zapewniając tym samym, że wiadomości zostaną dokładnie dostarczone do wszystkich adresatów.
• Skuteczna komunikacjaGrupy e-mailowe ułatwiają szybkie przesyłanie wiadomości do dużych grup, co jest niezbędne do efektywnego rozpowszechniania aktualizacji, ogłoszeń, zaproszeń i treści Plus.