Jak skutecznie korzystać z planu poprawy wydajności (PIP)

Kluczowe punkty

• Plan poprawy wyników (PIP) jest mapą drogową, a nie karą. Celem jest pomoc członkom zespołu w rozwoju, a nie zastraszanie ich, aby przestrzegali zasad lub narażanie na porażkę.
• Stosuj Plan Poprawy Wydajności (PIP) dopiero po jasnych i szczerych rozmowach. Jeśli nie ustaliłeś oczekiwań lub nie odbyłeś szczerych rozmów na temat porażek, to najwyższy czas to zrobić.
• Plan poprawy wydajności (PIP) ma zastosowanie w kwestiach związanych z umiejętnościami. Pomyśl o niedotrzymanych terminach i celach sprzedażowych, a nie o kwestiach behawioralnych, takich jak spóźnienia czy brak szacunku.
• Jasność jest życzliwością. Członek Twojego zespołu nigdy nie powinien być zaskoczony Planem Poprawy Wydajności (PIP). Jeśli tak się dzieje, problem leży w niejasnym przywództwie.
• Spotkania indywidualne są priorytetem. Zanim uciekniesz się do formalnego planu, organizuj regularne spotkania w cztery oczy, aby wcześnie sygnalizować problemy i udzielać zespołowi wskazówek, jak postępować dalej.
• Solidny Plan Poprawy Wydajności (PIP) zawiera szczegółowe informacje. Sporządź jasną listę tego, co jest nie tak, co należy zmienić, w jaki sposób będziesz śledzić postępy i co się stanie, jeśli nie będzie żadnej poprawy.

Nikt nie lubi trudnych rozmów. Ani ty. Ani członkowie twojego zespołu. Nawet współpracownik, który mógłby zastrzeżony znak towarowy tej pokerowej twarzy.

Kiedy ktoś w twoim zespole nie spełnia oczekiwań, nie możesz po prostu trzymać kciuków i liczyć na to, że wszystko magicznie się poprawi. Musisz interweniować – jasno i szczerze. W ten sposób dobrze przewodzisz.

Ale co, jeśli odbyłeś już trudne, szczere rozmowy, a sytuacja nadal się nie poprawia? Właśnie wtedy z pomocą przychodzi Plan Poprawy Wydajności (PIP) (nazywamy go również planem 90-dniowym).

Wbrew powszechnemu przekonaniu, Plan Poprawy Wydajności (PIP) to nie tylko formalny krok poprzedzający zwolnienie. Nie chodzi w nim również o mikrozarządzanie ani wymierzanie kar. PIP – właściwie stosowany – wyznacza linię demarkacyjną dla przyszłych oczekiwań i jasną mapę drogową rozwoju.

Daje to członkom zespołu, którzy mają problemy, realną szansę na poprawę sytuacji. A jeśli się to nie uda, daje im również godne i pełne szacunku odejście. Przyjrzyjmy się zatem, jak powinien wyglądać plan poprawy wyników i jak postępować z kierownictwem, które najlepiej służy Twojemu zespołowi .

Czym jest Program Poprawy Wydajności (PIP)?

Termin PIP odnosi się do Planu Poprawy Wydajności . Jest to pisemny plan, który precyzyjnie identyfikuje obszary słabości w wynikach pracownika oraz wskazuje, co musi on zrobić, aby spełnić oczekiwania wobec stanowiska . PIP to podstawowe narzędzie zarządzania wydajnością, zapewniające ustrukturyzowane ramy do rozwiązywania problemów i wyznaczania mierzalnych celów.

Czym jest Program Doskonalenia Wydajności (PIP) w pracy?

Program Poprawy Wydajności (PIP), czyli Plan Poprawy Wydajności, jest stosowany w miejscu pracy, gdy członek zespołu stale osiąga gorsze wyniki w obszarze umiejętności wymaganych w pracy. Na przykład, może nie osiągać celów sprzedażowych, dotrzymywać terminów lub nie komunikować się jasno z klientami. Terminy „PIP” i „PIP” są często używane zamiennie.

Program Doskonalenia Wydajności (PIP) nie jest przeznaczony do rozwiązywania problemów behawioralnych, takich jak spóźnienia (lub całkowita nieobecność), brak szacunku czy niewłaściwy ubiór. Nie są to obszary wymagające stopniowej poprawy – to obszary, które „muszą zostać zmienione natychmiast”. Program Doskonalenia Wydajności (PIP) opiera się na umiejętnościach.

Bezpłatny szablon kluczowych obszarów wyników (KRA)

Dokument Kluczowych Obszarów Wyników (KRA) pomoże Ci określić jasne oczekiwania dotyczące ról dla Twojego zespołu. Pobierz nasz darmowy szablon wraz z przykładami zrealizowanych KRA do wglądu! *Uwaga eksperta: Korzystanie z szablonu KRA pomaga zdefiniować i zmierzyć kluczowe cele efektywności.*

Kiedy należy skorzystać z planu poprawy wydajności?

Niech to będzie jasne: nigdy nie proponuj Planu Poprawy Wydajności (PIP), gdy jesteś gotowy zwolnić kogoś bez przeprowadzenia serii jasnych, bezpośrednich rozmów poprzedzających ten moment. Jak mówi ekspert od przywództwa Patrick Lencioni: „Zwolnienie kogoś… to często ostatni tchórzliwy akt lidera, który nie wie, jak lub nie chce pociągać ludzi do odpowiedzialności”. *Innymi słowy, PIP powinien być autentyczną okazją do poprawy, a nie tylko formalnością przed zwolnieniem.*

Niedopuszczalne jest przedstawianie planu poprawy wydajności jako pierwszej rozmowy z jakimkolwiek członkiem zespołu. Ale jeśli odbyłeś już takie rozmowy i nie przyniosły one rezultatów – lub jeśli ktoś zaczyna osiągać plateau, a nawet się pogarsza – czas przejść na wyższy poziom odpowiedzialności.

Armando Lopez, starszy dyrektor ds. zasobów ludzkich w Ramsey Solutions, zaleca zadanie sobie trzech poniższych pytań, aby ustalić, czy nadszedł czas na wprowadzenie planu 90-dniowego:

• Czy jasno określiłeś oczekiwania?
• Czy udokumentowałeś awarie i szczerze o nich porozmawiałeś?
• Czy członek tego zespołu byłby zaskoczony, gdyby dowiedział się, że nie spełniają oczekiwań?

„Jeśli nie możesz odpowiedzieć twierdząco na wszystkie trzy pytania, nie powinieneś iść dalej. Brak jasności jest nieprzyjemny” – mówi Armando. „Niespodzianki nigdy nie są przyjemne – zwłaszcza gdy stawka jest wysoka. Wyrażaj się jasno, aby upewnić się, że członek zespołu dokładnie wie, na czym stoi”. *Absolutna jasność w ustalaniu oczekiwań jest podstawą skutecznego planu poprawy wydajności.*

Prawda jest taka, że ​​99% energii emocjonalnej w kierowaniu zespołem powinno być poświęcone na jasne określanie oczekiwań . Pozostały 1% jest przeznaczony na rozliczanie członków zespołu.

Ustalanie jasnych oczekiwań to dwustronna rozmowa – zapewnia wszystkim jasność i kieruje zespół do wspólnych celów . Zanim więc opracujesz formalny plan, upewnij się, że regularnie spotykasz się w cztery oczy i szczerze omawiasz kwestie związane z wydajnością.

Wskaż problemy w czasie rzeczywistym, udziel jasnej informacji zwrotnej i podaj konkretne przykłady niespełnionych oczekiwań oraz zmian, które chcesz wprowadzić. Następnie wykorzystaj spotkania indywidualne, aby pokierować członkiem zespołu w dalszych działaniach.

Jak napisać plan poprawy wydajności

Napisanie planu poprawy wydajności nie polega na wypełnianiu luk w szablonie. Chodzi o stworzenie planu, który jest jasny i całkowicie sprawiedliwy. Oto, co należy w nim uwzględnić:

• Konkretne obszary wymagające poprawy wydajności: Aby to osiągnąć, należy kierować się Kluczowymi Obszarami Wyników (KRA). *KRA to kluczowe wskaźniki efektywności pracowników.*
• Czego się spodziewać: Bądź konkretny. „Wykonuj 10 telefonów sprzedażowych dziennie”, a nie „Wykonuj więcej telefonów”.
• Termin realizacji poprawy: Zwykle 90 dni, z punktami kontrolnymi po 30 i 60 dniach.
• Jak będziesz mierzyć postęp? Przejrzyste dane statystyczne, nie tylko liczba wyświetleń.
• Co się stanie, jeśli nie będzie poprawy: Zazwyczaj zatrudnienie się kończy.

Twój wkład powinien być bezpośredni i pełen szacunku. To nie jest skrzynka sugestii, ale dokument z hasłem „To musi się zmienić”. Dlatego, gdy już stworzysz plan poprawy wyników i będziesz gotowy go zaprezentować, poświęć trochę czasu na odświeżenie wiedzy na temat prowadzenia niewygodnych rozmów.

Często zadawane pytania dotyczące planu poprawy wydajności

Masz jeszcze pytania dotyczące Planów Poprawy Wydajności (PIP)? To dobrze. To znaczy, że Ci zależy i starasz się robić to dobrze. Oto kilka często zadawanych pytań dotyczących PIP wraz z odpowiedziami od Armando, eksperta ds. zarządzania wydajnością.

Jak powinny wyglądać rozmowy przed PIP?

Zacznij od spotkania z członkiem zespołu i omówienia jego kluczowych wskaźników efektywności (KRA). Porozmawiaj otwarcie o każdym punkcie. Załóżmy, że mają pięć kluczowych obszarów i spełniają oczekiwania w trzech z nich, w jednym wymagają poprawy, a w innym całkowicie nie spełniają oczekiwań.

Ramsey stosuje pięciostopniową skalę: 1 – Potrzeba wskazówek, 2 – Samowystarczalność, 3 – Biegłość, 4 – Zaawansowanie, 5 – Rozwój. Zatem w pięciostopniowej skali ten członek zespołu zobaczy trzy oceny 3, jedną 2 i jedną 1. *Uwaga: Ta skala pomaga określić obecny i pożądany poziom wydajności.*

Podkreśl obszary, w których osiągają dobre wyniki. Następnie wskaż obszary wymagające poprawy. Wyjaśnij, jak wyglądałoby podniesienie wyników z 2 do 3 (lub wyżej) i wyjaśnij, co należałoby zmienić w obszarze ocenionym na 1. Wyraźnie zaznacz, że te oczekiwania nie są opcjonalne – są niezbędne do wykonywania danej roli.

Dokumentuj każdą rozmowę dla własnych celów i w celu rozliczenia się z niej, a także uporządkuj swoje notatki w następujący sposób:

• Historia
• Jakie jest niespełnione oczekiwanie?
• Jaki jest wymagany standard?
• Jaką poprawę omówiliście z członkiem zespołu?

Nie chodzi o to, by złapać członka zespołu na gorącym uczynku, gdy ten nie spełnia oczekiwań – chodzi o to, by wyraźnie dostrzec lukę i dać mu uczciwą szansę na jej zniwelowanie. *Celem planu poprawy wydajności jest wsparcie pracownika w osiągnięciu sukcesu.*

Skąd mogę wiedzieć, że rozumieją powagę sytuacji?

Samo wypowiedzenie słów to jedno; skuteczna komunikacja i zapewnienie, że zamierzony sens został przekazany, to drugie. Dlatego zadaj sobie pytanie: Czy wiadomość, którą chciałem wysłać, jest taka sama, jaką otrzymała druga osoba?

Oto dwa proste sposoby sprawdzenia tego, podkreślające wagę obiektywnej oceny powagi sytuacji i skutecznej komunikacji w miejscu pracy :

1. Poproś ich o ocenę powagi sytuacji. Powiedz coś w stylu: „W skali od 1 do 5 – gdzie 1 oznacza prostą konstruktywną krytykę, a 5 prowadzi do zwolnienia – jak poważna jest to dla ciebie sytuacja?”. Jeśli odpowiedzą 1 lub 2, a ty 4 lub 5, to znak, że nie byłeś wystarczająco jasny. Wróć i postaraj się być bardziej bezpośredni. *Ta samoocena pomaga zrozumieć, jak pracownik postrzega powagę sytuacji, co jest kluczowe.*
2. Poproś ich o podsumowanie rozmowy. Na koniec spotkania w cztery oczy poproś, aby poświęcili pięć minut na zapisanie tego, co usłyszeli – na czym polegał problem, co należy zmienić i kiedy – i przesłali Ci to e-mailem. Jeśli ich notatki obejmują tylko część rozmowy lub jeśli ton rozmowy brzmi luźniej, niż zamierzałeś, to znak, że sprawa wymaga wyjaśnienia. *Prośba o podsumowanie gwarantuje, że pracownik rozumie swoje oczekiwania i obowiązki.*

Nie jesteś surowy – wyrażasz się jasno. Członek Twojego zespołu musi zrozumieć, że te oczekiwania to konieczność , a nie możliwości.

A co, jeśli mam pewność, że jestem gotowy na wdrożenie Planu poprawy wyników (PIP)?

Czy odbyłeś/aś wszystkie właściwe rozmowy i udokumentowałeś/aś je do tej pory? Jeśli tak, a nadszedł czas, aby wszystko sformalizować, nie rób tego sam/a. Przedstaw sytuację swojemu komitetowi HR. Jeśli nie masz takiego, skonsultuj się z innym zaufanym liderem lub dwoma. To dobry moment, aby zaufani współpracownicy pomogli Ci zwolnić tempo i przeanalizować proces oraz przeczucia. *Uwaga eksperta: Konsultacja z komitetem HR lub zespołem kierowniczym zapewnia uczciwe i transparentne podejście.*

Czy uważasz, że ta osoba ma to, czego potrzeba, aby odmienić sytuację w ciągu 90 dni?

Jeśli szczerze odpowiadasz „nie”, nie proponuj Planu Poprawy Wydajności (PIP). To byłoby nieuprzejme i niesprawiedliwe. Czas ich zwolnić. PIP nie jest taktyką na zwłokę. To realna szansa dla kogoś, żeby awansować i zostać. *Uwaga: Używanie PIP jako narzędzia do opóźniania zwolnienia jest uważane za nieetyczne.*

Jeśli uważasz, że jest to nadal możliwe, włącz je za pomocą dwóch jasnych opcji:

• Opcja A: Zrezygnuj już teraz i odbierz pełny pakiet odprawy.
• Opcja B: Całkowicie oddani wprowadzaniu zmian i spełnianiu standardów (ale jeśli tego nie zrobią, nie otrzymają później takiego samego wynagrodzenia)

Daj członkowi zespołu kilka dni na przemyślenie i powiedz mu, że zrobisz to samo. Powiedz coś w stylu: „Poświęć weekend na przemyślenie tego. W poniedziałek możesz mi powiedzieć, czy chcesz iść naprzód, czy zakończyć współpracę. Ja też się nad tym zastanowię – i być może dojdę do wniosku, że jesteśmy gotowi to zakończyć. Jeśli tak, dam ci znać i to będzie twój ostatni dzień”.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​wiele osób może i rzeczywiście zmienia rzeczy – ale tylko wtedy, gdy oczekiwania, harmonogramy i konsekwencje są jasne. *Wskazówka: Jasność oczekiwań i konsekwencji jest kluczem do sukcesu Planu Poprawy Wydajności (PIP).*

Jak złożyć Plan poprawy wyników pracy (PIP)?

To jedna z tych rozmów, w których to, jak się prezentujesz, jest równie ważne, jak to, co mówisz. Masz do czynienia z prawdziwą osobą – kimś z nadziejami, rachunkami, presją i historią. Więc nawet jeśli czujesz się przygnębiony, zacznij od jasnego i troskliwego wyrażania się.

Do:

• Zacznij od empatii. Traktuj ludzi tak, jak sam chciałbyś być traktowany, gdyby role się odwróciły.
• Bądź ciekawy, nie osądzaj. Zadawaj pytania i słuchaj, aby zrozumieć, a nie po to, aby się kłócić.
• Trzymać się. Pokaż im braki w ich wynikach, a nie osobiste wady.
• Powiedz coś trudnego delikatnie. Nie ma co owijać w bawełnę.
• Daj im czas na przetworzenie informacji. Dwa lub trzy dni to wystarczający okres czasu, aby można było podjąć decyzję.

Nie:

• Nie mów: „To nic osobistego”. Z nimi jest tak samo.
• Nie pozwól, aby emocje wzięły górę. Zachowaj spokój, nawet jeśli reakcja jest silna.
• Nie ułatwiaj im sprawy tak bardzo, żeby stracili z oczu powagę sytuacji. Wyrażaj się jasno i stanowczo.
• Nie bierz ich reakcji do siebie. To trudna wiadomość. Daj im przestrzeń, by mogli poczuć.

Po rozmowie poproś ich o jej podsumowanie. To pomoże Ci upewnić się, że to, co powiedziałeś, jest tym, co usłyszeli. *Uwaga: Ta praktyka pomaga zapewnić jasne i uzgodnione zrozumienie planu.*

Jak wybrać odpowiednie cele Planu poprawy wyników (PIP)?

Zacznij od zidentyfikowania problemu, z którym się borykasz. Następnie zadaj sobie pytanie: Czego się tu oczekuje? To jest twój cel.

Jednak ustalając oczekiwania, należy wziąć pod uwagę rolę pracownika i jego staż pracy na danym stanowisku. Nie należy nikomu narzucać niesprawiedliwych standardów. *Ważne jest, aby cele planu poprawy wydajności były zgodne z aktualnym doświadczeniem i obowiązkami pracownika.*

Nadal masz problemy? Pomyśl o sukcesach, które chciałbyś świętować z tym członkiem zespołu za rok. Może to być jego mówienie na spotkaniach, stanie się kimś, do kogo ludzie zwracają się o pomoc w rozwiązywaniu problemów, czy też otrzymywanie pochwał od klientów zamiast skarg. Teraz zadaj sobie pytanie: Co powstrzymuje tę osobę przed osiągnięciem tego celu? *Odpowiedź na to pytanie często leży u podstaw celów skutecznego planu poprawy wydajności.*

Jaki jest optymalny okres obowiązywania Planu poprawy wyników pracy (PIP) wobec pracownika?

• Zazwyczaj Plany Poprawy Wydajności (PIP) trwają maksymalnie 90 dni, z punktami kontrolnymi i ocenami po 30 i 60 dniach. *Ten standardowy okres odzwierciedla najlepsze praktyki w zakresie zarządzania wydajnością.*
• Na każdym punkcie kontrolnym użyj Planu poprawy wydajności (PIP), aby zapytać pracownika: „Jak oceniasz swoje postępy?”. *Ta metoda zachęca do samooceny i odpowiedzialności.*
• Jeśli pracownik nie spełnia Twoich oczekiwań, zaproponuj mu konkretne zmiany, które chcesz wprowadzić. *Jasno i konkretnie określ swoje oczekiwania.*

Pamiętaj — każda ze stron może się wycofać w dowolnym momencie. Jeśli okaże się, że to nie zadziała, możesz rozwiązać umowę przed upływem 90 dni. *Elastyczność jest kluczowa w zarządzaniu wydajnością.*

Co się dzieje po upływie 90 dni?

„Kiedy członek zespołu dotrze do końca 90-dniowego okresu i osiągnie swoje cele, świętujcie razem z nim!” – mówi Armando. „Powiedz mu, że odniósł wielki sukces i udowodnił, że potrafi sprostać oczekiwaniom. Teraz to od niego zależy, czy będzie kontynuował”.

Podkreśla również, że oczekiwania nie zmieniają się tylko dlatego, że plan wygasa. Wyjaśnij członkowi zespołu, że nie otrzyma on przeniesienia ani kolejnego 90-dniowego okresu karencji, jeśli wydajność ponownie spadnie. Jeśli to pomoże, może nawet udawać, że ktoś nadal go monitoruje, aż poziom pracy stanie się dla niego drugą naturą. (Ale nie zaglądaj mu przez ramię. Zamiast tego wykorzystaj spotkania indywidualne, aby go wspierać i nadal odbudowywać zaufanie oraz otwartą komunikację).

Jeszcze jedna rzecz, która powinna być jasna:

• Pracownicy nie mogą przenieść się do innego działu, dopóki są objęci Planem poprawy wyników (PIP) ani bezpośrednio po jego zakończeniu – najpierw muszą wykazać się stabilną wydajnością na swoim stanowisku.

Plany poprawy wydajności nie są łatwe, ale warte zachodu. Zapewniają przejrzystość, godność i kierunek. A jeśli są skutecznie stosowane, mogą prowadzić do potężnych transformacji.

Stawiaj sobie i swoim podwładnym wyzwanie, aby być uczciwym, jasnym i szybkim w rozwiązywaniu problemów. Co najważniejsze, w każdej sytuacji traktuj swoich pracowników tak, jak sam chciałbyś być traktowany.

Następny krok: Określ bardzo jasne oczekiwania dotyczące stanowisk pracy.

Szukasz prostego sposobu na pociągnięcie członków zespołu do odpowiedzialności przed koniecznością opracowania Planu Poprawy Wydajności (PIP)? Skorzystaj z modelu Kluczowych Obszarów Wyników (KRA), aby dokładnie wyjaśnić, co oznacza sukces – dla każdego stanowiska. Zdefiniowanie KRA pomaga jasno określić obowiązki, co jest kluczowe dla skutecznej poprawy i oceny wydajności. *Uwaga eksperta: Zdefiniowanie KRA gwarantuje, że działania pracowników są zgodne ze strategicznymi celami organizacji.*

Czy ten artykuł był pomocny? Udostępnij go!