Zespoły o wysokiej wydajności charakteryzują się współzależnością, wspólnym zaangażowaniem, elastycznością oraz solidnym fundamentem zaufania i poczucia sprawczości. Podobnie jak projekty wpisują się w szersze programy, tak zespoły projektowe w ramach szerszej organizacji często mają sponsorów projektu lub komitety sterujące, które służą im pomocą. Intencje tych sponsorów są kluczowym elementem kierunku działania zespołu. Ich perspektywa pomaga zespołowi projektowemu umieścić wszystko, co robi, w odpowiednim kontekście, co zwiększa jego wydajność.
Podczas rozwiązywania problemów, podejmowania ważnych i złożonych decyzji oraz ogólnej współpracy, zespoły osiągające najlepsze wyniki:
- współpracować Dziel się i wykorzystuj różne perspektywy, aby osiągnąć cel.zamiar Wspólny.
- giełda Aktualne najlepsze praktyki I inwestuj w Przyjmowanie różnych perspektyw.
- Zaangażuj się w .وار Wyposażony Poprzez aktywne słuchanie Wzajemne doskonalenie najlepszych praktyk w dążeniu do wspólnego celu/zamiaru.
Omówmy to szczegółowo:
الZacznij od określenia celu i intencji. Cel i intencja określają, dlaczego działania zespołu są ważne i jak wpływają na innych. *Jasne sformułowanie intencji to kluczowy krok w zarządzaniu projektem, który zapewnia spójność działań wszystkich członków zespołu.*
Powiązany التعا وPartycypujący Blisko spokrewnione, z niewielkimi różnicami, jak opisali Bud i Jacobson w swojej książce Rozmowy prowadzą do konsensusu:
- Współpraca: Wzajemne wsparcie i chęć dążenia do wspólnych celów, równoważenie własnych potrzeb z potrzebami innych oraz docenianie i wspieranie mocnych stron, ról i obowiązków drugiej osoby. Wymaga to zaufania i szacunku.
- Współpraca: Aktywnie angażuj wszystkich w dyskusje i procesy decyzyjne. Dostrzegaj mocne i słabe strony innych oraz rozumiej ich perspektywy, aby wspierać kreatywne myślenie i innowacyjność.
Aktualne najlepsze praktyki To najlepsze, co może zrobić jedna osoba lub grupa, a inni są wyraźnie zachęcani do dzielenia się swoją wiedzą i perspektywą, aby wznieść to na nowy poziom „najlepszych aktualnych praktyk”.
Przyjmowanie różnych perspektyw: Zrozumienie i uwzględnienie myśli, uczuć i doświadczeń innej osoby poprzez spojrzenie na sytuację z jej perspektywy. *Przyjmowanie różnych perspektyw pomaga ograniczyć uprzedzenia i poprawić dynamikę zespołu.*
- Poznawcze: myśli, przekonania i intencje
- Emocjonalne: uczucia i doznania
- Percepcyjne: doświadczenia wzrokowe i słuchowe
Dialog: Współpraca i dwukierunkowość. Według Davida Angela, Cztery rodzaje konwersacji:
Aktywne słuchanie: Słyszenie, rozumienie, przetwarzanie
- Słyszenie: czynność bierna lub fizjologiczna
- Słuchanie: aktywne słuchanie i koncentrowanie się na tym, co się słyszy i interpretuje
- Aktywne słuchanie: Słuchanie, udział w rozmowie, rozwijanie wypowiedzi innych – parafrazowanie, podsumowywanie, proszenie o wyjaśnienia, rozważanie różnych punktów widzenia
Wsparcie sponsora i komitetu sterującego
Rola sponsorów zespołów projektowych lub komitetów sterujących jest podobna do roli zarządu. Muszą oni znaleźć odpowiednią równowagę między zarządzaniem i nadzorem z jednej strony, a udzielaniem porad i wskazówek z drugiej – „aktywnym uczestnictwem z delegowaniem obowiązków”.
Zamierzenia sponsorskie ukierunkowane są na zarządzanie i nadzór, które stanowią kluczowy element kierowania zespołem. Powinno to być częścią statutu zespołu i służyć jako punkt odniesienia w trakcie realizacji projektu. *Zaangażowanie sponsora w definiowanie celów projektu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ich zgodności ze strategicznymi celami organizacji.*
Perspektywa sponsora pozwala na wcześniejsze umiejscowienie intencji w kontekście i powinna być stale wykorzystywana przez zespół, który dostosowuje swoje plany i taktykę w trakcie realizacji. *Pomaga to zapewnić, że projekt pozostaje na właściwym torze i osiąga pożądane rezultaty.*
Ważne jest, aby jasno określić różnicę między wytycznymi, których należy przestrzegać, a danymi wejściowymi, które należy uwzględnić zgodnie z podstawowymi zasadami Sztuka delegowania:
- Inspirujące wskazówkiCele/Pożądane rezultaty/Kontekst/Intencja – co i dlaczego
- Dostępne zasobyFinansowe, informacyjne, techniczne lub operacyjne, ludzkie, czasowe
- upoważnienie Podejmowanie decyzji taktycznych związanych z misją w ramach strategicznych i operacyjnych granic/wytycznych/zamierzeń
- wiarygodna odpowiedzialność i konsekwencje (standardy wydajności, oczekiwania czasowe, pozytywne i negatywne konsekwencje sukcesu i porażki)
Jak wspomniano powyżej, celem jest zarządzanie i nadzór, a to kierunek, który należy podążać. Perspektywa sponsora na kontekst jest cennym wkładem, który należy wziąć pod uwagę w trakcie realizacji projektu. *Wkład ten może pomóc w identyfikacji i ograniczaniu potencjalnych ryzyk, a także w identyfikowaniu nowych możliwości.*
Konsekwencje dla Ciebie
Jeśli współpracujesz z innymi nad rozwiązywaniem problemów lub podejmowaniem ważnych i złożonych decyzji, współpracuj i angażuj się w autentyczny dialog oparty na aktywnym słuchaniu, aby zrozumieć punkt widzenia innych – zwłaszcza intencje i perspektywę sponsora w kontekście. To gwarantuje spójność wysiłków i skuteczne osiągnięcie celów projektu. Zrozumienie „kontekstu” i „intencji” ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej inicjatywy.
Jeśli wspierasz zespoły, rozpoznaj różnice w swoich rolach, doprecyzuj wytyczne, których należy przestrzegać, i wnieś uwagi, które należy wziąć pod uwagę. Jasno określ swoje intencje i wykorzystaj je jako punkt odniesienia do zarządzania i nadzoru. Niemal z definicji Twoja perspektywa kontekstu jest szersza niż perspektywa zespołów projektowych. Z pewnością jest inna. Pomóż im utrzymać pracę w odpowiednim kontekście. Wymaga to kompleksowego zrozumienia celów i strategii organizacji.
Krótko mówiąc, „kontekst” i „zamiar” mogą stanowić proste ramy do dyskusji między sponsorami a zespołami. Zespoły powinny zapytać sponsorów, czy mają oni jakieś spojrzenie na kontekst i czy zgadzają się na postęp prac zgodnie z ich zamierzeniami w całym harmonogramie projektu. Skuteczna komunikacja w tych kwestiach zmniejsza ryzyko i zwiększa szanse na sukces.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.