Zespoły o wysokiej wydajności charakteryzują się współzależnością, wspólnym zaangażowaniem, elastycznością oraz solidnym fundamentem zaufania i poczucia sprawczości. Podobnie jak projekty wpisują się w szersze programy, tak zespoły projektowe w ramach szerszej organizacji często mają sponsorów projektu lub komitety sterujące, które służą im pomocą. Intencje tych sponsorów są kluczowym elementem kierunku działania zespołu. Ich perspektywa pomaga zespołowi projektowemu umieścić wszystko, co robi, w odpowiednim kontekście, co zwiększa jego wydajność.
Podczas rozwiązywania problemów, podejmowania ważnych i złożonych decyzji oraz ogólnej współpracy, zespoły osiągające najlepsze wyniki:
- współpracować Dziel się i wykorzystuj różne perspektywy, aby osiągnąć cel.zamiar Wspólny.
- giełda Aktualne najlepsze praktyki I inwestuj w Przyjmowanie różnych perspektyw.
- Zaangażuj się w .وار Wyposażony Poprzez aktywne słuchanie Wzajemne doskonalenie najlepszych praktyk w dążeniu do wspólnego celu/zamiaru.
Omówmy to szczegółowo:
Intencja : Zaczynając od celu i zamiaru. Cel i zamiar określają, dlaczego działania zespołu są ważne i jaki mają wpływ na innych. *Jasne sformułowanie intencji jest kluczowym krokiem w zarządzaniu projektem, zapewniającym spójność działań wszystkich członków zespołu.*
Współpraca i współdziałanie są ze sobą ściśle powiązane, choć występują między nimi drobne różnice, jak opisują Bud i Jacobson w swojej książce „Conversations Lead To Consensus” :
- Współpraca: Wzajemne wsparcie i chęć dążenia do wspólnych celów, równoważenie własnych potrzeb z potrzebami innych oraz docenianie i wspieranie mocnych stron, ról i obowiązków drugiej osoby. Wymaga to zaufania i szacunku.
- Współpraca: Aktywnie angażuj wszystkich w dyskusje i procesy decyzyjne. Dostrzegaj mocne i słabe strony innych oraz rozumiej ich perspektywy, aby wspierać kreatywne myślenie i innowacyjność.
Obecne najlepsze praktyki to najlepsze, co jedna osoba lub grupa może wdrożyć samodzielnie, jednocześnie wyraźnie zachęcając innych do dzielenia się swoją wiedzą i perspektywą, aby wznieść je na nowy poziom „obecnych najlepszych praktyk”.
Przyjmowanie różnych perspektyw: Zrozumienie i uwzględnienie myśli, uczuć i doświadczeń innej osoby poprzez spojrzenie na sytuację z jej punktu widzenia. *Przyjmowanie różnych perspektyw pomaga zmniejszyć uprzedzenia i poprawić dynamikę zespołu.*
- Poznawcze: myśli, przekonania i intencje
- Emocjonalne: uczucia i doznania
- Percepcyjne: doświadczenia wzrokowe i słuchowe
Dialog: Współpraca i dwustronność. Według Davida Angela istnieją cztery rodzaje konwersacji :
Aktywne słuchanie: słyszenie, rozumienie, przetwarzanie
- Słyszenie: czynność bierna lub fizjologiczna
- Słuchanie: aktywne słuchanie i koncentrowanie się na tym, co się słyszy i interpretuje
- Aktywne słuchanie: Słuchanie, udział w rozmowie, rozwijanie wypowiedzi innych – parafrazowanie, podsumowywanie, proszenie o wyjaśnienia, rozważanie różnych punktów widzenia
Wsparcie sponsora i komitetu sterującego
Rola sponsorów zespołów projektowych lub komitetów sterujących jest podobna do roli zarządu. Muszą oni znaleźć odpowiednią równowagę między zarządzaniem i nadzorem z jednej strony, a udzielaniem porad i wskazówek z drugiej – „aktywnym uczestnictwem z delegowaniem obowiązków”.
Zamierzenia sponsorskie ukierunkowane są na zarządzanie i nadzór, które stanowią kluczowy element kierowania zespołem. Powinno to być częścią statutu zespołu i służyć jako punkt odniesienia w trakcie realizacji projektu. *Zaangażowanie sponsora w definiowanie celów projektu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ich zgodności ze strategicznymi celami organizacji.*
Perspektywa sponsora pozwala na wcześniejsze umiejscowienie intencji w kontekście i powinna być stale wykorzystywana przez zespół, który dostosowuje swoje plany i taktykę w trakcie realizacji. *Pomaga to zapewnić, że projekt pozostaje na właściwym torze i osiąga pożądane rezultaty.*
Ważne jest, aby jasno określić różnicę między kierunkiem, który należy obrać, a danymi wejściowymi, które należy wziąć pod uwagę, zgodnie z podstawami sztuki delegowania :
- Inspirujące wskazówkiCele/Pożądane rezultaty/Kontekst/Intencja – co i dlaczego
- Dostępne zasobyFinansowe, informacyjne, techniczne lub operacyjne, ludzkie, czasowe
- upoważnienie Podejmowanie decyzji taktycznych związanych z misją w ramach strategicznych i operacyjnych granic/wytycznych/zamierzeń
- wiarygodna odpowiedzialność i konsekwencje (standardy wydajności, oczekiwania czasowe, pozytywne i negatywne konsekwencje sukcesu i porażki)
Jak wspomniano powyżej, celem jest zarządzanie i nadzór, a to kierunek, który należy podążać. Perspektywa sponsora na kontekst jest cennym wkładem, który należy wziąć pod uwagę w trakcie realizacji projektu. *Wkład ten może pomóc w identyfikacji i ograniczaniu potencjalnych ryzyk, a także w identyfikowaniu nowych możliwości.*
Konsekwencje dla Ciebie
Jeśli współpracujesz z innymi nad rozwiązywaniem problemów lub podejmowaniem ważnych i złożonych decyzji, współpracuj i angażuj się w autentyczny dialog oparty na aktywnym słuchaniu, aby zrozumieć punkt widzenia innych – zwłaszcza intencje i perspektywę sponsora w kontekście. To gwarantuje spójność wysiłków i skuteczne osiągnięcie celów projektu. Zrozumienie „kontekstu” i „intencji” ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej inicjatywy.
Jeśli wspierasz zespoły, rozpoznaj różnice w swoich rolach, doprecyzuj wytyczne, których należy przestrzegać, i wnieś uwagi, które należy wziąć pod uwagę. Jasno określ swoje intencje i wykorzystaj je jako punkt odniesienia do zarządzania i nadzoru. Niemal z definicji Twoja perspektywa kontekstu jest szersza niż perspektywa zespołów projektowych. Z pewnością jest inna. Pomóż im utrzymać pracę w odpowiednim kontekście. Wymaga to kompleksowego zrozumienia celów i strategii organizacji.
Krótko mówiąc, „kontekst” i „zamiar” mogą stanowić proste ramy do dyskusji między sponsorami a zespołami. Zespoły powinny zapytać sponsorów, czy mają oni jakieś spojrzenie na kontekst i czy zgadzają się na postęp prac zgodnie z ich zamierzeniami w całym harmonogramie projektu. Skuteczna komunikacja w tych kwestiach zmniejsza ryzyko i zwiększa szanse na sukces.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.