Rozwój Twojej działalności freelancerskiej: Twój przewodnik po wyborze najlepszych wykonawców

Krytyczny moment w rozwoju każdej rozwijającej się firmy freelancerskiej nadchodzi, gdy obciążenie pracą przekracza możliwości jednej osoby, która nie jest w stanie mu skutecznie sprostać. Zdarza się, że odrzucasz nowe projekty, pracujesz po godzinach, aby nadążyć, lub widzisz, że jakość Twojej pracy spada z powodu wyczerpania.

Kolejnym naturalnym krokiem jest poproszenie kogoś o pomoc, ale to również moment, w którym wielu freelancerów popełnia swój pierwszy poważny błąd w procesie rekrutacji . Nie dlatego, że wybrali niewłaściwą osobę, ale dlatego, że nigdy nie zastanowili się głębiej nad tym, jaki rodzaj profesjonalnej relacji muszą zbudować od podstaw.

Kiedy Twoje projekty przekraczają Twoje możliwości? 

W miarę jak Twoja działalność freelancerska się rozwija i czujesz się przytłoczony zadaniami, powiększanie zespołu staje się nieuniknione. Osiągnięcie maksymalnego potencjału jako samodzielny freelancer jest uzasadnione, ale wymaga prawdziwego zaangażowania, a nie tylko tymczasowego rozwiązania. Zwrócenie się o pomoc zazwyczaj oznacza jedną z dwóch rzeczy: zatrudnienie innego freelancera do współpracy nad poszczególnymi częściami projektu lub zlecenie konkretnych zadań podwykonawcy. W międzyczasie pozostajesz odpowiedzialny przed klientem lub ostatecznie dążysz do zbudowania małego, niezależnego zespołu.

Każda z tych ścieżek wiąże się z innymi oczekiwaniami, różnymi procedurami formalnymi i różnym poziomem ryzyka w razie problemów, dlatego ważne jest, aby dokładnie przemyśleć strukturę, zamiast od razu wybierać najłatwiejszą opcję przy pierwszej rozmowie.

Niezależny wykonawca czy podwykonawca?

Terminy te są używane luźno, ale opisują zasadniczo różne relacje, a ta różnica znacząco wpływa na odpowiedzialność klienta, przepływ płatności i potencjalne reperkusje w przypadku wystąpienia problemów związanych z pracą. Zrozumienie różnicy między niezależnymi wykonawcami a podwykonawcami to pierwszy krok, ponieważ każda rola ma zupełnie inne obowiązki, mimo że w ofertach pracy i w potocznych rozmowach często używa się tych terminów zamiennie.

zazwyczaj:

Niezależny wykonawca, którego zatrudniasz, współpracuje bezpośrednio z Tobą w określonym zakresie i zazwyczaj ma swobodę decydowania o sposobie wykonania pracy.

Podwykonawca natomiast działa w oparciu o umowę, w której Ty nadal odpowiadasz przed klientem końcowym, a podwykonawca podlega bezpośrednio Tobie, a nie klientowi.

Jeśli powiększasz zespół do większego projektu i chcesz zachować jeden punkt odpowiedzialności wobec klienta, zlecenie części prac podwykonawcom jest często najprostszą strukturą. Jeśli jednak naprawdę potrzebujesz dodatkowych osób do pracy równoległej i o równej pozycji w projekcie, zatrudnienie drugiego, niezależnego wykonawcy bezpośrednio może być najlepszym rozwiązaniem.

Na co zwracasz uwagę przy wyborze potencjalnego wykonawcy?

Gdy już zidentyfikujesz potrzebną Ci konstrukcję, właściwy proces inspekcji powinien przebiegać z taką samą dokładnością, jakiej oczekiwałbyś od klienta podczas inspekcji Twojej:

• Przejrzyj ich portfolio i poszukaj przykładów prac, które rzeczywiście są podobne do tego, czego potrzebujesz, a nie tylko ogólnie imponujących.
• Poproś o referencje Od nowych klientów, a nie tylko z opinii zamieszczonych na stronie internetowej.
• Porozmawiaj szczerze o ich dostępności i aktualnym obciążeniu pracą; ktoś, kto zajmuje się pięcioma innymi klientami, może nie być w stanie sprostać Twoim wymaganiom co do harmonogramu.

Warto również zwrócić uwagę na sposób komunikacji, jeszcze przed podpisaniem czegokolwiek. Osoba, która niejasno opisuje swoje procedury, powoli odpowiada podczas rozmów rekrutacyjnych lub nie ma pewności co do cen, prawdopodobnie przeniesie te same nawyki do relacji zawodowej, gdy w grę wchodzą pieniądze i terminy. Jeśli jesteś na tym etapie zupełnie nowy i cały aspekt rekrutacji wydaje Ci się nieznany, warto przypomnieć sobie podstawy freelancingu, ponieważ wiele z tego, co dotyczyło Ciebie jako indywidualnego freelancera, zmienia się, gdy sam angażujesz kogoś innego do projektu.

Prawidłowa klasyfikacja chroni Ciebie, nie tylko wykonawcę.

Błędna klasyfikacja pracownika to ryzyko nie tylko dla dużych firm z działami kadrowymi. Odpowiedzialność za prawidłową klasyfikację zatrudnionej osoby spoczywa na Tobie, nawet jeśli całą pracę wykonujesz na laptopie.

Urząd Skarbowy (IRS) bierze pod uwagę kombinację czynników behawioralnych, finansowych i relacji , aby określić, czy dana osoba powinna być traktowana jako niezależny wykonawca, czy jako pracownik, niezależnie od etykiety używanej w dokumentach. Ostatecznie sprowadza się to do tego, jak dużą kontrolę masz nad tym, jak, kiedy i gdzie wykonywana jest praca, kto zapewnia narzędzia i sprzęt oraz czy relacja ta wydaje się integralną i trwałą częścią Twojej firmy, a nie konkretnym i tymczasowym porozumieniem.

Departament Pracy Stanów Zjednoczonych stosuje własny Test Rzeczywistości Ekonomicznej w zakresie wynagrodzeń i godzin pracy, który rozpatruje podobne kwestie z nieco innej perspektywy, w tym to, czy pracownik ma realną szansę na zysk lub stratę w oparciu o własne decyzje.

Ta błędna klasyfikacja nie tylko stwarza problemy dla wykonawcy, ale może również narazić Cię na odpowiedzialność za zaległe podatki, kary i niewypłacone świadczenia, jeśli później okaże się, że pracownik, którego traktowałeś jako niezależnego wykonawcę (formularz 1099), był faktycznie przez Ciebie zatrudniony. Dla freelancera pracującego z niewielką marżą jest to ryzyko, które należy poważnie rozważyć przed wystawieniem pierwszej faktury, a nie później.

Przygotuj umowę przed rozpoczęciem pracy

Ustne porozumienie, nawet najbardziej szczegółowe, nie zastąpi pisemnej umowy, jeśli to Ty zatrudniasz kogoś innego do projektu. Umowa powinna co najmniej zawierać następujące elementy:

• Zakres prac
• Kwota i harmonogram płatności
• Kto jest właścicielem końcowego produktu pracy?
• Oczekiwania dotyczące poufności w przypadku projektu obejmującego poufne informacje klienta
• Co się stanie, jeśli jedna ze stron będzie musiała przedwcześnie rozwiązać umowę?

Amerykańska Agencja ds. Małych Firm (SBA) opublikowała własne wytyczne dotyczące zatrudniania zleceniobiorców w przeciwieństwie do zatrudniania pracowników, w których szczegółowo opisano obowiązki pracodawcy, w tym ryzyko związane z płacą i świadczeniami, które może powstać, jeśli później okaże się, że stosunek pracy stanowił umowę o pracę, niezależnie od rodzaju umowy.

Nie chodzi o wdawanie się w spór z kimś, z kim chcesz współpracować. Chodzi o to, aby obie strony jasno i wspólnie zrozumiały treść pisemnej umowy. W ten sposób wszelkie przyszłe nieporozumienia będą sprowadzać się do odwołania się do udokumentowanej umowy, a nie do sytuacji, w której każda ze stron będzie wspominać rozmowę inaczej.

Struktury płatności w niezależnych stosunkach umownych

Sposób organizacji płatności ma bezpośredni wpływ na przepływ środków pieniężnych i chęć wykonawcy do priorytetowego traktowania Twojego projektu.

1. Stałe opłaty za projekt – Doskonale nadaje się dla firm o jasno określonym zakresie i znanych rezultatach.
2. Rozliczanie godzinowe Ma to większy sens w przypadku przedsiębiorstw otwartych lub eksploracyjnych, których zakres działalności może ulegać zmianom.
3. Płatność na podstawie ukończenia (etapów) Metoda ta polega na zwolnieniu części wynagrodzenia po zakończeniu określonych etapów prac. Jest skuteczna w przypadku projektów długoterminowych i zapewnia ochronę obu stronom: wykonawca nie musi czekać do końca na zapłatę, a Ty nie płacisz pełnej kwoty, dopóki nie zobaczysz namacalnych postępów.

Niezależnie od wybranej struktury, zachowaj transparentność i jasność co do harmonogramu płatności. Jeśli klient płaci Ci w terminie 30 dni roboczych, a Ty planujesz zapłacić podwykonawcy po otrzymaniu środków, musisz poinformować go o tym przed rozpoczęciem prac, a nie po ich ukończeniu i oczekiwaniu na płatność.

Kiedy potrzebujesz prawdziwego podwykonawcy?

Istnieje konkretny moment, w którym podwykonawstwo staje się najbardziej odpowiednią opcją, zamiast po prostu zatrudniania dodatkowej równoległej pomocy:

• Kiedy musisz pozostać jedynym punktem kontaktu z klientem.
• Kiedy praca musi zostać dostarczona w ramach Twoja obecna marka Lub własne standardy jakości, zamiast oddzielnego wkładu.
• Kiedy składasz ofertę na projekt wyłącznie ze względu na swoją reputację i musisz zatrudnić dodatkowych pracowników, nie wywołując u klienta wrażenia, że ​​współpracuje z wieloma dostawcami.

W tej strukturze ponosisz wyłączną odpowiedzialność, jeśli coś pójdzie nie tak, co oznacza, że ​​Twoje standardy audytu dla podwykonawcy muszą być wyższe, a nie niższe, niż te, które stosujesz wobec wykonawcy, z którym współpracujesz jako równorzędny partner. Gwarantujesz, że jego praca będzie równie dobra, jak Twoja.

Czerwone flagi, na które należy zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy

Zanim podejmiesz decyzję o zatrudnieniu freelancera, zwróć szczególną uwagę na kilka sygnałów ostrzegawczych.

1. Osoba, która odmawia podania referencji lub przykładów poprzednich prac, które są istotne w kontekście projektu, nad którym pracujesz.
2. Ceny wydają się zbyt dobre, aby mogły być prawdziwe w porównaniu doCeny rynkowe W przypadku wymaganej usługi często wskazuje to na brak doświadczenia lub późniejsze pogorszenie jakości.
3. Wahanie w spisaniu podstawowych warunków, zwłaszcza warunków płatności.
4. Niejasne odpowiedzi na temat dostępności, zwłaszcza jeśli potrzebujesz konkretnych zobowiązań co do konkretnego terminu.

Żaden z tych sygnałów nie dyskwalifikuje automatycznie danej osoby, ale warto poruszyć je bezpośrednio, zamiast liczyć na to, że problem sam się rozwiąże po podjęciu działań. Często reakcja osoby zapytanej bezpośrednio o sygnał ostrzegawczy ujawnia więcej cennych informacji niż sama odpowiedź.

Budowanie niezawodnego zespołu niezależnych wykonawców

Aby osiągnąć zrównoważony rozwój jako freelancer, niezbędne jest zbudowanie solidnego zespołu rzetelnych, niezależnych wykonawców. Pierwsze zatrudnienie jest zazwyczaj najtrudniejsze, często ze względu na brak wcześniejszych osiągnięć, z którymi można by porównać wyniki. Z czasem celem staje się zbudowanie niewielkiej grupy niezależnych wykonawców, którym można zaufać w zakresie różnych rodzajów prac, unikając konieczności rozpoczynania procesu weryfikacji od podstaw przy każdym nowym projekcie.

Prowadź notatki po każdym kontrakcie, nawet nieformalnym, dotyczące tego, co się sprawdziło, a co nie: stylu komunikacji, rzetelności, jakości finalnej pracy i tego, czy zatrudniłbyś ich ponownie do podobnego projektu. Te notatki staną się naprawdę cenne, gdy Twoja firma freelancerska osiągnie etap regularnej ekspansji i kurczenia się w zależności od wielkości projektu – takiego wzrostu, z jakim zmagają się freelancerzy, którzy dogłębnie rozwijają swoje modele biznesowe.

Podsumowanie

Podsumowując, pamiętaj, że sukces freelancera zależy od przemyślanych decyzji rekrutacyjnych. Freelancerzy, którzy rozwijają się płynnie, to nie ci, którym się poszczęściło z każdym nowym zatrudnieniem. To raczej ci, którzy traktują każdą decyzję rekrutacyjną z najwyższą powagą, tak jak oczekują, że klient będzie traktował ich decyzję o zatrudnieniu.

Zanim to wszystko nastąpi, warto ponownie rozważyć fundamentalną różnicę między byciem pracownikiem a byciem niezależnym wykonawcą z perspektywy drugiej strony, ponieważ zrozumienie tego, co skłoniło Cię do podjęcia pracy jako freelancer, często jest najwyraźniejszym wskaźnikiem tego, czego szukają również zatrudniane przez Ciebie osoby.