Inteligentne zarządzanie biurami: strategie radzenia sobie z wyzwaniami związanymi ze wzrostem globalnych temperatur

Jeśli ostatnie kilka miesięcy jest jakimkolwiek wskaźnikiem, ekstremalne upały stały się nieodłączną częścią brytyjskiego lata. Wraz ze wzrostem temperatur, pracodawcy stają w obliczu coraz większej presji, aby zapewnić, że miejsca pracy będą w stanie sprostać tym upałom.

Wyzwaniem jest znalezienie najrozsądniejszego sposobu adaptacji, ponieważ koszt polegania na domysłach i popełnianiu błędów jest wysoki.

Bradley Beighton

Starszy inżynier techniczny w Ricoh Digital Experience Centre.

Szacuje się, że fala upałów, która nawiedziła Wielką Brytanię w czerwcu 2026 roku, spowodowała utratę 24 milionów godzin pracy i kosztowała gospodarkę 1.15 miliarda funtów w postaci utraconej produktywności. Dane te pokazują bezpośredni wpływ warunków pracy na wyniki biznesowe.

Jednocześnie praca hybrydowa wprowadza kolejny poziom złożoności, radykalnie zmieniając sposób funkcjonowania biur. Frekwencja jest znacznie mniej przewidywalna niż wcześniej, co utrudnia określenie, gdzie i kiedy takie elementy jak chłodzenie, wentylacja i pojemność przestrzeni roboczej będą najbardziej potrzebne.

Poza letnim upałem, organizacje potrzebują miejsc pracy, które funkcjonują sprawnie o każdej porze roku i dostosowują się do stale zmieniających się warunków obłożenia i otoczenia. Muszą rozumieć, jak ludzie poruszają się w biurze, na przykład przy biurkach, przy których się zatrzymują, w salach konferencyjnych, w obszarach współpracy zespołowej oraz w przestrzeniach, które są regularnie pomijane.

Osiągnięcie tego celu wymaga natychmiastowego zrozumienia sposobu użytkowania budynków. Właśnie tutaj z pomocą przychodzą technologie czujników i dane o wykorzystaniu w miejscu pracy, przekształcając założenia w dowody i dostarczając organizacjom informacji niezbędnych do podejmowania mądrzejszych decyzji w miejscu pracy.

Średnie wartości dla całego budynku mogą maskować lokalne problemy

Wiele biur nadal funkcjonuje w oparciu o względnie sztywny schemat funkcjonowania budynku. Systemy chłodzenia i wentylacji mogą działać według z góry ustalonych harmonogramów, a poszczególne pomieszczenia są zarządzane według ich maksymalnej wydajności, a nie według aktualnego sposobu użytkowania. Wiemy jednak, że współczesne miejsca pracy nie charakteryzują się taką przewidywalnością.

Jednego dnia całe piętro może być praktycznie puste, podczas gdy inne jest zatłoczone. Następnego dnia te tendencje mogą się całkowicie odwrócić. We wtorkowy, zatłoczony dzień, w salach konferencyjnych może być ciepło i duszno po godzinach ciągłej współpracy, podczas gdy w przylegającej, otwartej przestrzeni roboczej panuje komfort. Podobnie, obszary wystawione na bezpośrednie działanie promieni słonecznych naturalnie nagrzewają się znacznie szybciej niż inne.

Pojedynczy odczyt temperatury w określonym miejscu nie może uwzględniać licznych wahań temperatury w biurze. Mimo to decyzje dotyczące całego budynku często podejmowane są w oparciu o te ograniczone informacje, co prowadzi do zużycia energii tam, gdzie nie jest potrzebna, a jednocześnie do nierozwiązania rzeczywistych problemów z komfortem.

Z tego powodu pracodawcy potrzebują bardziej kompleksowego obrazu efektywności pracy. Czujniki środowiskowe mogą monitorować temperaturę, wilgotność, poziom dwutlenku węgla i jakość powietrza w różnych obszarach, dostarczając kluczowych danych w czasie rzeczywistym, a dane o zajętości pokazują, z jakich pomieszczeń korzystamy i jak zmienia się to w ciągu dnia.

Organizacje często zakładają, że muszą monitorować pracowników, aby zrozumieć wydajność pracy, ale nie zawsze tak jest. Zaprojektowane z myślą o prywatności, systemy te łączą w sobie pomiar temperatury, temperatury otoczenia i poziomu dwutlenku węgla oraz anonimowe śledzenie przestrzenne, aby ujawnić wydajność w określonym obszarze bez identyfikowania użytkowników.

Łącząc te dane, zespoły pracowników placówek mogą wcześnie identyfikować rzeczywiste problemy, rozumieć ich przyczyny i ustalać priorytety działań, które mają namacalny wpływ na pracowników i ich produktywność.

Uczynienie danych użytecznymi

Gromadzenie danych w miejscu pracy to dopiero początek. Prawdziwa wartość tkwi w tym, jak organizacje wykorzystują te informacje, aby tworzyć lepsze doświadczenia pracowników, jednocześnie efektywniej zarządzając budynkami. Łatwo jest skupić się na panelach sterowania i czujnikach, ale prawdziwym celem jest dostarczanie zespołom zarządzającym obiektami użytecznych i praktycznych informacji.

Inteligencja w miejscu pracy polega nie tylko na szybkiej reakcji w przypadku wystąpienia problemu, ale także na przewidywaniu problemów, zanim zaczną one wpływać na osoby korzystające z przestrzeni.

Na przykład, podwyższony poziom dwutlenku węgla może wskazywać na potrzebę lepszej wentylacji sali konferencyjnej, a częste skoki temperatury mogą wskazywać na użytkowanie sprzętu, popołudniowe nasłonecznienie lub brak równowagi między liczbą osób a chłodzeniem. Pozwala to zespołom zarządzającym obiektami zidentyfikować pierwotne przyczyny problemów i podjąć działania, zanim zaczną one wpływać na personel.

Kierując zasoby tam, gdzie są one rzeczywiście potrzebne, pracodawcy poprawiają dobrostan pracowników, jednocześnie redukując zbędne zużycie energii i koszty operacyjne. To bardziej ukierunkowane podejście wspiera również szersze cele zrównoważonego rozwoju.

Unikanie zbędnego chłodzenia na niemal pustych podłogach pozwala ograniczyć koszty operacyjne i pomaga organizacjom zbliżać się do celów dotyczących emisji z zakresu 2, bez uszczerbku dla wydajności lub jakości powietrza w pomieszczeniach.

Projektowanie miejsc pracy dostosowanych do rzeczywistych metod pracy pracowników

Być może największa wartość danych z miejsca pracy leży w tym, co ujawniają na przestrzeni czasu.

Zaczynają się wyłaniać pewne wzorce, dzięki którym organizacje mogą znacznie lepiej zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywane są ich miejsca pracy.

Powtarzające się wzorce mogą ujawnić stale niewykorzystane przestrzenie, te, które stawiają największe wymagania systemom budynku, oraz decydować o tym, czy konkretne obszary powinny zostać otwarte, połączone, czy całkowicie przeprojektowane. Mogą one również pomóc w opracowaniu bardziej precyzyjnych i efektywnych harmonogramów chłodzenia, zasad rezerwacji sal oraz decyzji dotyczących najlepszych lokalizacji dla konkretnych zespołów lub działań.

Dane logowania i rezerwacji dodają kolejny poziom. Organizacja może odkryć, że pracownicy regularnie preferują określoną grupę biur, że małe sale konferencyjne są zawsze w pełni zarezerwowane lub że specjalnie zaprojektowana strefa współpracy jest rzadko wykorzystywana. Takie zachowania informują zespoły w obiekcie o czymś, czego sam pomiar temperatury nigdy nie ujawni.

Jednak dane te będą najbardziej przydatne, jeśli weźmiemy pod uwagę opinie pracowników.

W organizacjach z wieloma biurami i tysiącami pracowników, rozmowa z każdym z osobna nie zawsze jest praktyczna. Dane z miejsca pracy mogą pomóc zidentyfikować obszary wymagające pogłębionych rozmów, a ankiety, narzędzia do pozyskiwania informacji zwrotnej i bezpośredni wkład pracowników zapewniają kontekst dla liczb.

Informacje o miejscu pracy mogą uwypuklić to, co dzieje się w całym budynku, ale to pracownicy zapewniają kontekst, który wyjaśnia, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób warunki wpływają na ich zdolność do współpracy i koncentracji.

Połączenie tych perspektyw prowadzi do znacznie pełniejszego zrozumienia efektywności pracy.

Ostatecznym celem jest tworzenie biur, które będą się stale dostosowywać do zmieniających się okoliczności, aby zapewnić pracownikom komfort i produktywność, zamiast opierać się na sztywnych założeniach, które szybko stają się nieaktualne.

Przygotowywanie biur na cieplejszą przyszłość

Trudno już przewidzieć nie tylko pogodę; wzorce pracy zmieniają się równie szybko, a tradycyjne, sztywne metody zarządzania miejscem pracy nie nadążają już za tymi przyspieszającymi zmianami.

Organizacje muszą zrozumieć, jak budynek został zaprojektowany do funkcjonowania i, co ważniejsze, jak będzie użytkowany na co dzień. Ta wiedza pozwala zespołom zarządzającym obiektami reagować szybciej, efektywniej wykorzystywać energię oraz tworzyć komfortowe i elastyczne środowiska pracy, które dostosowują się do zmieniających się okoliczności.

Korzyścią jest zapewnienie lepszego środowiska pracy dla osób, które z niego korzystają. Miejsca, w którym pracownicy mogą się skupić, gdy tego potrzebują, mając pewność, że otoczenie będzie wspierać pracę, którą wykonali.

Mówiąc prościej, gdy środowisko pracy zapewnia pracownikom lepsze doświadczenia, wzrasta ich chęć korzystania z niego i powracania do niego.