Wszyscy kierujemy się nawykami. Każdy z nas ma powtarzające się czynności w ciągu dnia – momenty, które powtarzają się kilka lub kilkadziesiąt razy, w zależności od charakteru naszej pracy. Możesz wykorzystać te powtarzające się momenty do stworzenia nowych nawyków, które mogą poprawić Twoją ogólną efektywność w pracy. Następnie, układaj te mikronawyki jeden na drugim. Oto kilka pomocnych nawyków, które możesz wdrożyć, zainspirowane powtarzającymi się zadaniami w Twoim dniu, a które przyczyniają się do osiągania celów i poprawy wydajności.
Niezależnie od tego, czy pracujesz z domu, czy z biura, prawdopodobnie uczestniczysz w niejednym wirtualnym spotkaniu. Spotkania wirtualne mogą być obciążeniem dla naszej psychiki i ciała. Przed każdym spotkaniem, tuż przed kliknięciem przycisku „Dołącz do spotkania”, wykonaj ruch ramion – do wewnątrz… w górę… i do tyłu. Wszyscy siedzimy zbyt długo każdego dnia. Ruch ramion pozwala się trochę rozciągnąć. Dodatkowo przypomina o konieczności siedzenia prosto i zachęca do trzymania rąk na zewnątrz. Kiedy dłonie wylądują na krawędziach używanych notatek, potraktuj to jako kolejny bodziec. (Patrz punkt 2)
- Wyobraź sobie, że Twoje notatki są czymś więcej niż tylko odbiciem Twojej treści; są rekwizytem scenicznym. Wyobraź sobie ścianę po obu stronach Twojego notatnika. Twoje dłonie nie powinny leżeć na notatkach ani między Tobą a nimi. Rozłożenie dłoni, spoczywających na stole, a nie splecionych, wydaje się śmieszne, ale to nic. Ponieważ siedzenie prosto z rozłożonymi dłońmi wygląda niezręcznie, jesteś bardziej skłonny do gestykulacji. Używanie gestów pomaga rozproszyć nerwową energię, którą wszyscy odczuwamy podczas mówienia na spotkaniu. Symbolicznie „przekazując” informacje uczestnikom spotkania, wskazując na nich, czy to osobiście, czy wirtualnie, kierujesz swoją nerwową energię na coś produktywnego, a nie na szarpany ruch.
- Stosuj zasadę „dwóch pytań”. Po tym, jak kolega lub klient wyrazi swoją opinię na spotkaniu, instynktownie od razu mówimy: „Cóż, myślę…”, a następnie przedstawiamy własną. Zamiast tego, zatrzymaj się i zadaj dwa pytania. Pauza daje ci chwilę na refleksję, a te dwa pytania pomagają ci lepiej zrozumieć stanowisko drugiej osoby, co może zmienić sposób, w jaki sformułujesz swoją opinię lub własne zdanie. Chciałbym móc ci powiedzieć, które dwa pytania zadać, ale będą one zależeć od charakteru i treści wypowiedzi drugiej osoby.
Przydatne klasyczne pytania obejmują:
„Dlaczego ta kwestia jest dla Ciebie tak ważna?”
„Jak doszedłeś do tego wniosku?”
„Jakie dodatkowe informacje byłyby dla Ciebie pomocne?”
- Pod koniec spotkania, gdy prowadzący dyskusję powie: „Myślę, że skończyliśmy”, spójrz na notatki ze spotkania, zanim spojrzysz na telefon. Wielu z nas instynktownie sprawdza telefony pod kątem wiadomości e-mail, które dotarły w trakcie spotkania. Po zakończeniu spotkania wszystkie omawiane kwestie były najważniejsze. W chwili, gdy spojrzysz na telefon, tematy spotkania stają się mniej jasne. Czy zdarzyło Ci się kiedyś spojrzeć na notatki ze spotkania dzień po spotkaniu i pomyśleć: „Wiedziałem, co to znaczyło, kiedy to pisałem, ale nie mam pojęcia, co to znaczy teraz?”. Kiedy spojrzysz na swoje notatki, prawdopodobnie zauważysz, że zapisałeś wiele rzeczowników. Mamy tendencję do zapisywania pomysłów lub konkretnych elementów. Dodaj czasownik do każdego rzeczownika. Jeśli masz rzeczownik i czasownik razem, masz pełne zdanie, pełną ideę. To zdanie będzie dla Ciebie zrozumiałe, gdy następnym razem spojrzysz na swoje notatki, aby przypomnieć sobie, co wydarzyło się na spotkaniu.
- Zaczynaj każdy e-mail od imienia i nazwiska osoby, do której piszesz. Starając się być skutecznym, często używamy skrótów, które w rzeczywistości osłabiają nasz wpływ. Jeśli zaczniesz od sedna wiadomości, skupisz się na jej treści. Jeśli zaczniesz od imienia i nazwiska odbiorcy, skupisz się bardziej na nim. Wyobrażasz sobie jego twarz. Przypominasz sobie ostatnią rozmowę z nim. Zastanawiasz się, jak ta osoba może odebrać informację. Skupienie się na konkretnej osobie pomaga określić, jakiego tonu użyć i jaki język może być odpowiedni i pomocny. Personalizując wiadomość, zwiększasz szansę, że zostanie ona odebrana w zamierzonym duchu, co zwiększa prawdopodobieństwo, że wywrze ona oczekiwany wpływ.
- Prawdopodobnie uczestniczysz w dziesiątkach spotkań tygodniowo. Na początku spotkania ktoś przechodzi od towarzyskich pogawędek do sedna sprawy. Jeśli to Ty otwierasz spotkanie, po przedstawieniu jego celu dodaj kluczową kwestię, aby zwiększyć wartość swojego czasu spędzonego z tą publicznością. Po słowach „Dziękuję za spotkanie, aby omówić X”, dodaj „Zanim przejdziemy do konkretów” i zadaj pytanie otwarte.
„Co jeszcze masz w planach?”
„Co jeszcze moglibyśmy omówić?”
Jakie inne tematy zaprzątają Twoją głowę ostatnio?
Okazywanie gotowości do odłożenia na bok własnych interesów i zastanowienia się nad tym, co jest ważne dla drugiej osoby, świadczy o zainteresowaniu i zaangażowaniu w pomoc klientowi lub współpracownikowi, z którym współpracujesz. Podobnie jak w przypadku rozpoczynania e-maili od imienia i nazwiska odbiorcy, zacznij od omówienia potrzeb drugiej osoby, zanim skupisz się na niej, zamiast skupiać się na treści. Pomaga to budować relacje, zamiast po prostu przekazywać informacje. To sprzyja zaufaniu i współpracy.
Jesteś zajęty doskonaleniem kluczowych umiejętności zawodowych. Umiejętności te są trudniejsze niż kompetencje miękkie, takie jak komunikacja. Stosowanie dobrych technik w zakresie umiejętności miękkich wymaga niewielkiej praktyki. Zmieniając swoje zachowanie w niewielkim stopniu, zmieniasz sposób, w jaki komunikujesz się z innymi. Dość szybko te zachowania stają się Twoimi nowymi nawykami i nie musisz się nad nimi zbytnio zastanawiać. *Poprawa umiejętności komunikacyjnych wzmacnia kompetencje zawodowe i przywódcze.*
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.