Najważniejsze rzeczy, które musisz wiedzieć
- Rozpocznij spotkanie od jasnego określenia planu spotkania oraz czasu na niego przeznaczonego, rezerwując ostatnie kilka minut na pytania, ponieważ pięć minut dygresji w spotkaniu 12 osób pochłania godzinę czasu grupowego.
- Używaj konkretnych zwrotów, aby zarządzać dyskusjami pobocznymi, powtarzającymi się pytaniami i monopolizowaniem rozmowy, np. „Omówmy to później osobno”, „Już omawialiśmy ten temat” lub „Zadajmy następne pytanie komuś nowemu”.
- Przerywając komuś, zachowaj spokojny i neutralny ton głosu, unikaj sarkazmu i publicznego upominania. Przejdź od razu do następnego punktu, aby granice były nie do przekroczenia, bez wprawiania uczestników w zakłopotanie.
Po dwudziestu minutach trzydziestominutowego spotkania ta sama ręka unosi się ponownie. Mówca mówi: „Chcę tylko powtórzyć pewną kwestię, a potem mam krótkie pytanie”. To, co następuje, trwa trzy minuty i nie zawiera żadnego jasnego pytania. Porusza kwestię, którą już poruszałem, potem zbacza na inny temat i kończy się słowami: „Więc, chyba po prostu chciałem się dowiedzieć, jaka jest twoja opinia”.
Większość prowadzących spotkania pozwala na takie zachowanie, ponieważ przerywanie komuś w obecności kolegów wydaje się niegrzeczne. Problem polega jednak na tym, że te dodatkowe minuty zabierają czas wszystkim uczestnikom. Kiedy jedna osoba wykorzystuje ten czas na głośne myślenie lub powtórzenie jakiegoś punktu, ostatnie punkty programu są po prostu pomijane, a ci ciszej mówiący członkowie grupy mogą nigdy nie mieć okazji się wypowiedzieć.
Najprostszym sposobem na poradzenie sobie z tą sytuacją jest ustalenie pewnych zasad przed zadaniem pytań, a następnie używanie jasnego i bezpośredniego języka, gdy ktoś je ignoruje. Nie potrzebujesz błyskotliwej riposty ani diagnozowania, dlaczego dana osoba tak długo mówi.
Ustal granice przed rozpoczęciem rozmowy
Rozpocznij spotkanie od jasnego określenia agendy i czasu na nią przeznaczonego. Możesz na przykład powiedzieć: „Mamy czas do 2:30, omówimy trzy główne punkty, a ostatnie pięć minut przeznaczymy na pytania”. W ten sposób ustalisz jasny limit czasu, do którego możesz później wrócić, i zapewnisz, że wszyscy od początku będą świadomi tej samej zasady.
Możesz również zmienić sposób zbierania pytań. Poproś uczestników o zadawanie ich na czacie, odłóż je na koniec spotkania lub zanotuj, gdy mówca mówi. Otwarta dyskusja może doskonale sprawdzić się podczas interaktywnych sesji roboczych, ale rzadko jest najlepszym rozwiązaniem w przypadku spotkań z ograniczonym czasem.
Korzystanie z „parkingu” może pomóc w przypadku przydatnych, ale niezwiązanych z tematem pytań. Umieść temat na widocznej liście, wyznacz osobę do dalszego działania i uwzględnij go w swoich notatkach. Ludzie chętniej porzucają poboczny wątek, gdy widzą, że nie rozpłynął się w powietrzu.
W badaniu Leadership IQ dotyczącym efektywności i frustracji w zespole , zapytaliśmy 6,821 liderów i pracowników, jak często opuszczają spotkania bez jasnego planu dalszych działań. 13.1% respondentów stwierdziło, że zdarza się to często, a 46.5% – sporadycznie. Innymi słowy, prawie sześć na dziesięć osób opuszcza co najmniej kilka spotkań bez jasnego zrozumienia, co robić dalej.
Oczywiście, długie pytania nie są przyczyną każdego niejasnego punktu programu. Jednak to odkrycie ilustruje, jak mało miejsca na dygresje jest na wielu spotkaniach. Kiedy wszyscy rozumieją, jaki cel powinno osiągnąć spotkanie i kiedy powinno się zakończyć, przekierowanie rozmów na boczny tor staje się mniej osobiste, ponieważ wyznaczasz granice, o których wszyscy usłyszeli.
Pierwsze stwierdzenie: Skierowanie dyskusji pobocznej w innym kierunku
Kiedy ktoś zaczyna mówić za długo i odchodzi od tematu, powiedz: „Pozwól, że ci w tym miejscu przeszkodzę. To temat wart omówienia, ale wykracza poza to, co możemy teraz omówić. Omówmy to później osobno, żebyśmy zdążyli skończyć agendę na czas”. To pierwsze zdanie jest kluczowe, ponieważ grzeczne czekanie na naturalną pauzę może wydłużyć spotkanie o kilka minut.
Jeśli osoba odpowie: „Potrzebuję tylko minuty”, powtórz granicę: „Rozumiem, ale musimy iść dalej . Proszę, prześlij mi resztę punktów, a odezwę się po spotkaniu”. Powiedz to raz i przejdź do kolejnego punktu programu; długie wyjaśnienie sprawi, że granica będzie wydawać się możliwa do negocjacji.
Drugie zdanie: Zakończ pytanie, na które już odpowiedziałeś.
Gdy ktoś ponownie zada to samo pytanie, powiedz: „Już to omówiliśmy, więc na pewno przejdę dalej. Chętnie omówimy to razem po spotkaniu”. Ta propozycja kontynuacji pokazuje, że efektywnie zarządzasz swoim czasem i nie odmawiasz pomocy.
Są jednak pewne zastrzeżenia: powtarzające się pytanie może wskazywać, że początkowa odpowiedź nie była jasna. Jeśli kilka osób wydaje się zdezorientowanych, odpowiedz ponownie. Jeśli jedna osoba nadal porusza kwestię, którą grupa już omówiła, zakończ dyskusję i kontynuuj.
Trzecie zdanie: Daj komuś szansę
Jeśli ta sama osoba nadal monopolizuje rozmowę, powiedz: „Chcę mieć pewność, że wysłuchamy opinii tych, którzy jeszcze się nie wypowiedzieli. Zadajmy następne pytanie komuś nowemu”. To po prostu zastosowanie zasady sprawiedliwego dzielenia się , zrozumiałej dla wszystkich w pomieszczeniu.
Na spotkaniach wymagających szerokiego udziału, możesz ogłosić z wyprzedzeniem tę zasadę: jedno pytanie na osobę, aby każdy, kto chce zabrać głos, miał swoją szansę. Dzięki temu nie będziesz musiał ustalać limitu, gdy jedna osoba zdominuje już dyskusję.
Jak przerywać, nie wprawiając nikogo w zakłopotanie
Ton głosu jest tu ważniejszy niż dodawanie kolejnych warstw przesadnych pochlebstw. Wypowiedz zdanie spokojnie, bez rozpaczliwych westchnień, przewracania oczami czy długich przeprosin, a następnie przejdź od razu do następnego punktu. Powtarzanie tych samych spokojnych, neutralnych sformułowań jest zazwyczaj skuteczniejsze niż szukanie bardziej asertywnego sformułowania za każdym razem, gdy rozmówca próbuje się sprzeciwić.
Unikaj też sarkazmu i publicznych reprymend. Fraza w stylu „Jeśli kiedykolwiek przejdziemy do konkretów” może wywołać śmiech, ale jednocześnie zamienia zwykły limit czasowy w konkurs na status. Inni mogą być bardziej powściągliwi w zadawaniu uzasadnionych pytań, ponieważ właśnie zobaczyli, jak ktoś jest zawstydzony swoją własną wypowiedzią.
Pięć minut dygresji na spotkaniu 12 osób może pochłonąć godzinę czasu grupowego. Ochrona tego czasu jest częścią Twojej roli jako moderatora spotkania. Zmień kierunek dygresji, zakończ często zadawane pytanie, daj komuś innemu szansę na zabranie głosu, a następnie przejdź bezpośrednio do następnej osoby lub punktu programu.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.