Nie wykorzystuję sztucznej inteligencji do pisania wiadomości, lecz do zarządzania skrzynką odbiorczą.
Dowiedz się, jak wykorzystać sztuczną inteligencję do efektywnego zarządzania skrzynką odbiorczą i jej organizowania, a nie tylko do pisania wiadomości. Innowacyjne rozwiązania, które pomogą Ci pozbyć się bałaganu w poczcie e-mail.
Najważniejsze rzeczy, które musisz wiedzieć
- Sztuczna inteligencja w skrzynce odbiorczej pomaga w ustalaniu priorytetów pilnych wiadomości i grupowaniu powiązanych tematów, zapewniając skoncentrowany punkt wyjścia po nieobecności i wymagając przeglądu przez człowieka.
- Podsumowania oparte na sztucznej inteligencji w Gmailu umożliwiają streszczanie długich wątków wiadomości e-mail w celu wyodrębnienia najważniejszych punktów i najnowszych odpowiedzi, jednocześnie wymagając weryfikacji oryginalnych wiadomości w celu uzyskania dokładnych lub istotnych informacji.
- Sztuczna inteligencja może skanować konwersacje w celu wyodrębnienia oczekujących pytań, zadań i terminów, co pozwala na wysyłanie do Gemini zapytań o nadchodzące zobowiązania lub daty jako drugą próbę przechwycenia szczegółów.
Kiedy mój dziadek pisał do mnie, gdy byłem w szkole, kończył każdy list słowami: „Miło było odwiedzić Cię na kilka minut”. To samo uczucie żywię do każdego listu; to sposób komunikowania się z kimś, niezależnie od tego, jak szybki i prosty by on nie był.
Teraz, gdy Claude potrafi nie tylko napisać e-maila, ale i go wysłać, mam wrażenie, że to po prostu kolejna funkcja sztucznej inteligencji , której po prostu nie potrzebuję. Mam jednak zupełnie inne zdanie na temat całej dyskusji.
Nie ma nic osobistego w przeglądaniu newsletterów, szukaniu ukrytego załącznika czy ponownym czytaniu wątku z 20 wiadomościami, żeby sprawdzić, co zostało uzgodnione. To zadania, które łatwo pochłaniają mój dzień i z przyjemnością deleguję część z nich sztucznej inteligencji.
Funkcje takie jak Skrzynka odbiorcza AI Google i Przeglądy AI w Gmailu pozwalają priorytetyzować wiadomości, podsumowywać konwersacje i odpowiadać na pytania dotyczące informacji rozproszonych w wielu e-mailach. Nadal piszę własne odpowiedzi, ale poświęcam znacznie mniej czasu na decydowanie, które z nich wysłać.
Oto pięć sposobów, w jaki sztuczna inteligencja może ułatwić Ci zarządzanie skrzynką odbiorczą, bez konieczności pisania za Ciebie ani jednego e-maila.
1. Pokazuje Ci, co wymaga Twojej uwagi
Większość skrzynek odbiorczych wyświetla każdą nieprzeczytaną wiadomość jako dodatkową pozycję wymagającą uwagi. Możesz znaleźć wiadomość od kogoś oczekującego na decyzję, ogłoszenie o zniżce, automatyczny paragon lub newsletter, który przeczytasz później.
Skrzynka odbiorcza AI Google została zaprojektowana tak, aby oddzielać te sygnały. Wyróżnia ona najważniejsze priorytety i grupuje tematy, którymi warto się zająć, zapewniając bardziej precyzyjny punkt wyjścia niż długa oś czasu.
Jest to szczególnie przydatne, gdy wracam do skrzynki odbiorczej po dłuższej nieobecności. Zamiast otwierać wiadomości pojedynczo, żeby sprawdzić, co się stało, mogę zacząć od konwersacji oznaczonych przez Gmaila jako ważne.
Sztuczna inteligencja nie zawsze doskonale rozumie Twoje priorytety, więc miej to na uwadze. Pozornie rutynowa wiadomość może być ważna ze względu na to, kto ją wysłał, lub z powodu dyskusji, która odbyła się poza pocztą elektroniczną. Nadal sprawdzam resztę skrzynki odbiorczej, ale nie muszę już traktować każdej nieprzeczytanej wiadomości jako równie pilnej.
2. Podsumowanie długich wątków e-mail
Niewiele rzeczy sprawia, że mam ochotę zamknąć Gmaila szybciej niż otwarcie wątku wiadomości zawierającego dziesiątki nowych odpowiedzi.
Niektóre wiadomości powtarzają informacje z początku rozmowy. Inne rozgałęziają się na osobne dyskusje, a potrzebne szczegóły mogą leżeć gdzieś w środku. Pod koniec łatwo zapomnieć, co w ogóle skłoniło Cię do rozmowy.
Funkcja Przeglądów AI w Gmailu potrafi podsumowywać długie konwersacje, zbierając kluczowe punkty i ostatnie odpowiedzi. Dzięki temu mam wystarczający kontekst, aby zrozumieć temat wątku wiadomości i od czego zacząć czytanie.
Nie polegam na podsumowaniach, gdy potrzebuję precyzyjnej wyceny, ścisłego terminu lub ostatecznej decyzji. Sztuczna inteligencja może przeoczyć kluczowy szczegół lub przekształcić spór między dwiema osobami w bardziej przejrzyste porozumienie, niż mogłoby to wynikać z wątku wiadomości. W ważnych sprawach wracam do oryginalnych wiadomości.
Jednak podsumowanie nadal oszczędza mi czas, ponieważ kieruje mnie do części rozmowy, które wymagają większej uwagi.
3. Wyszukiwanie wiadomości e-mail, gdy nie pamiętasz słów kluczowych
Ta funkcja to dla mnie wybawienie. Przy trójce dzieci zawsze jest jakiś formularz lub pozwolenie, którego nie mogę przegapić . Tradycyjna wyszukiwarka działa, gdy wiesz, czego szukasz, ale czasami pamiętam tylko datę lub imię. Niestety, zazwyczaj nie zapamiętuję w ten sposób e-maili.
Mogę pamiętać, że ktoś polecił mi aplikację lub wysłał mi datę spotkania, nie pamiętając, kto był nadawcą. Czasami wiem, że otrzymałem załącznik, ale nie mam pojęcia, jaka jest nazwa pliku. Może to prowadzić do wielu rund wyszukiwania z użyciem nieco innych słów kluczowych.
Wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji pozwala na opisywanie informacji. W Gmailu możesz zadać pytanie w języku naturalnym, a Gemini może użyć powiązanych wiadomości, aby wygenerować odpowiedź lub wyświetlić konwersacje zawierające tę odpowiedź.
Możesz zapytać: „Na jaką datę rozmowy kwalifikacyjnej się umówiliśmy?” lub „Kto przysłał mi informacje o nowej subskrypcji?”. Treść wiadomości nie musi być zgodna z treścią oryginalnego e-maila.
Podobnie jak w przypadku streszczeń, otwieram oryginalną wiadomość przed skorzystaniem z informacji. Zaletą jest dostęp do niej bez konieczności pamiętania, jak ktoś sformułował temat trzy tygodnie temu.
4. Wyodrębnianie zadań i terminów
Wiadomość e-mail nie powinna zawierać sformułowania „zadanie służbowe”, które miałoby na celu podsunięcie Ci innego zadania.
Prośba może pojawić się na końcu długiej aktualizacji. Ktoś może wspomnieć o zbliżającym się terminie lub zadać pytanie w środku wiadomości obejmującej kilka niezwiązanych ze sobą tematów. Jeśli przeczytasz ją zbyt szybko, prośba zniknie pod ciężarem kolejnych. To doprowadza mnie do szału! Jednak sztuczna inteligencja potrafi przeskanować konwersację w poszukiwaniu oczekujących pytań, dat i zadań. Możesz zapytać Gemini, które wiadomości wymagają odpowiedzi, co zgodziłeś się wysłać lub czy w danym wątku wiadomości zbliża się termin.
To jeden z najprzydatniejszych sposobów na nadrobienie zaległości po intensywnym okresie. Nigdy nie traktowałbym tego obrazka jako ostatniej listy rzeczy do zrobienia. Niedotrzymanie terminu jest o wiele ważniejsze niż zaoszczędzenie kilku minut, dlatego sprawdzam oryginalne wiadomości, zanim dodam cokolwiek do kalendarza. Sztuczna inteligencja działa jak dodatkowa kontrola, wychwytując szczegóły, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać niezauważone.
5. Grupowanie powiązanych konwersacji
Pojedynczy projekt rzadko ogranicza się do jednego, uporządkowanego wątku e-maili. Początkowa dyskusja może mieć inny temat, rozmowa o planowaniu inny, a kontynuacja – jeszcze inny. Dodaj wielu uczestników i przekazane wiadomości, a Twoja skrzynka odbiorcza zapełni się informacjami.
Sztuczna inteligencja potrafi identyfikować powiązania między tymi konwersacjami, nawet jeśli nie są sformułowane w ten sam sposób. Zamiast otwierać pojedynczy wątek wiadomości i przeszukiwać go oddzielnie od pozostałych, możesz poprosić o najnowsze informacje na konkretny temat lub projekt.
Sztuczna inteligencja może obsłużyć moją skrzynkę odbiorczą, w tym rozmowy, których nie zdążyłem odpowiednio skategoryzować.
Jednak nadzór jest nadal konieczny. Dwa projekty mogą mieć podobne nazwy lub ta sama osoba może wysyłać e-maile na niezwiązane tematy. Sprawdzam e-maile, na podstawie których sztuczna inteligencja oparła swoją odpowiedź, zanim założę, że skompilowała poprawny zestaw.
Krótko mówiąc: chcę, żeby sztuczna inteligencja zajmowała się chaosem, a nie rozmowami.
Odpowiedzi generowane przez sztuczną inteligencję prawdopodobnie staną się trudniejsze do uniknięcia, ponieważ dostawcy poczty e-mail umieszczają je bezpośrednio pod naszymi wiadomościami. Dla niektórych takie odpowiedzi eliminują presję związaną z pisaniem i przyspieszają komunikację. Rozumiem ich atrakcyjność. Dowiedz się, jak wysyłać wiadomości do Claude'a w Gmailu.
To po prostu nie jest funkcja, której potrzebuję. Wybór własnych słów zajmuje trochę więcej czasu, ale zachowuje istotę i cel wysłania wiadomości e-mail. Zadania administracyjne związane z tą wymianą to aspekt, w którym z przyjemnością oszczędzam czas.
Czy korzystasz ze sztucznej inteligencji, aby zaoszczędzić czas w zarządzaniu skrzynką pocztową? Daj znać w komentarzach.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.